Procrastine de Propósito: 5 permissões para multiplicar seu tempo

De Rory Vaden e Paulo Henrique Coelho Ribeiro

Você já tentou administrar o tempo. Você já tentou priorizar o seu tempo. Agora descubra como você pode multiplicá-lo. Você se sente mais ocupado do que nunca? Sente que nunca consegue acompanhar? Você não está sozinho. Em Procrastine de Propósito, o estrategista de autodisciplina Rory Vaden nos apresenta uma nova abordagem corajosa para realizar, para fazer. Em vez de mais um calendário, checklist ou dispositivo, ele revela as 5 permissões que podemos dar a nós mesmos para conseguirmos mais e melhores resultados enquanto criamos mais espaço e tempo em nosso cotidiano. Neste livro que muda o jogo, você descobrirá como: * Identificar suas prioridades mais significativas tanto no trabalho quanto na vida pessoal. *Criar mais tempo para fazer as coisas que você ama fazer sem sacrificar os resultados * Dizer "não" para as coisas que não importam e "sim" àquelas que importam *implementar sistemas que lhe darão mais tempo amanhã do que você tem hoje * Ganhar controle e paz de espírito ao adotar o "mindset do multiplicador". Procrastine de Propósito vai virar de cabeça para baixo tudo que você sabe sobre administração do tempo - e vai mudar o modo como você trabalha e vive. "Se você já pensou 'bem que eu queria ter mais tempo', leia os excelentes princípios deste livro. E, então, eu o desafio a fazer o que o Rory faz: vivê-los."- Jon Acuff. Autor de Start, Do Over e Quitter, best-sellers da lista do New York Times.

• Idioma: Português
• Editora: Envisionar
• Data de lançamento: 8 de jul. de 2022
• ISBN: 9786599398803

Pré-visualização do livro

Parte 1

A Verdade Sobre o Tempo

1

O que você achava

que sabia

Tudo o que você sabe sobre gestão de tempo está errado.

Essa é a premissa a partir da qual começamos a jornada de tentar responder à pergunta: Como as pessoas mais bem-sucedidas de hoje optam por gastar seu tempo?

Depois de trabalhar com mais de sete mil equipes diferentes em 27 países e treinar mais de 2.700 pessoas em sua vida diária por seis meses ou mais nos últimos oito anos, a equipe da Southwestern Consulting validou essa premissa.

Pessoas de sucesso pensam de forma diferente. E o seu pensamento molda um conjunto diferente de escolhas feitas por elas, o que acaba produzindo resultados incrivelmente diferentes das demais.

As estruturas mais populares que a maioria das pessoas no mundo do trabalho usa para entender, discutir e dissecar a gestão do tempo foram drasticamente aprimoradas ou completamente descartadas pelas pessoas que multiplicam seu tempo de forma mais efetiva.

Por que essas pessoas pensam de forma diferente?

Criar o próximo nível de resultados requer o próximo nível de pensamento.

Não é porque elas quiseram; é porque elas tiveram que fazê-lo.

É porque esses Multiplicadores perceberam que criar o próximo nível de resultados requer o próximo nível de pensamento.

E a pressão para produzir resultados aumentou, mas também temos mais ferramentas à nossa disposição para alcançar esses resultados.

É porque eles sabem que, no que se refere às demandas de nosso tempo, as coisas mudaram.

Considere um dia qualquer...

Nós nos levantamos. Ficamos prontos. Fazemos um monte de coisas. Pagamos contas. Fazemos tarefas domésticas. Cozinhamos. Comemos. Limpamos. E, então, nos preparamos para dormir. Essas tarefas sozinhas podem totalizar até cinco horas por dia. A revista Newsweek publicou uma reportagem em que afirmava que uma pessoa gasta em média uma hora por dia... apenas procurando coisas!

Quando você acrescenta as tarefas da rotina diária de trabalho, o número de horas aumenta ainda mais. Recentemente, fizemos uma análise de seis meses em mais de oito milhões de e-mails recebidos em empresas de meia dúzia de setores diferentes e descobrimos que o executivo médio recebe 116 e-mails a cada dia útil³. Mas é claro que não são apenas os e-mails que devemos acompanhar. Mensagens de voz. Mensagens de texto. Reuniões. Teleconferências. Papelada. Relatórios. Atualizações de mídia social. Não é incomum que os profissionais gastem mais de três horas por dia apenas mantendo as atividades rotineiras básicas - antes mesmo de realizar qualquer trabalho de verdade.

O resultado é que uma nova forma de procrastinação corre solta.

De forma rápida e silenciosa, ela engolfou o local de trabalho como um enxame de abelhas assassinas, criando uma série de problemas traiçoeiros:

Inovação sufocada

Rotatividade de funcionários e capital humano esgotado

Perpetuação de problemas na comunicação

Projetos com falhas e prazos perdidos

Membros da equipe desinteressados e subutilizados

Potencial desperdiçado e uma cultura esmagadora de velocidade, estresse e ansiedade

Esses são apenas alguns dos subprodutos destrutivos desse fenômeno que custa às organizações milhões de dólares a cada ano. Sem falar nos anos de vida de um indivíduo que são eliminados pela pressão que ele cria.

Penetrante e poderosa, essa nova forma de procrastinação assassina de produtividade é o custo invisível mais caro nos negócios atualmente...

Diluição da Prioridade

Ao contrário da procrastinação tradicional, a Diluição da Prioridade não tem nada a ver com ser preguiçoso, apático ou desengajado. No entanto, é o mesmo resultado líquido: atrasamos as atividades mais importantes do dia, permitindo de maneira consciente ou inconsciente que nossa atenção se desvie para tarefas menos importantes. Ironicamente, a Diluição da Prioridade afeta os melhores executores e aqueles que sempre superam as expectativas, as pessoas bem-intencionadas e que estão tentando fazer o seu melhor trabalho. Devido à sua competência extraordinária, no entanto, essas pessoas normalmente têm mais e mais responsabilidades despejadas em seus colos até que eventualmente se sobrecarreguem.

Para aqueles que estão lutando com a Diluição da Prioridade, às vezes pode parecer que quanto mais trabalham, mais ficam para trás. Para cada e-mail que eles enviam, recebem dois em troca. E cada tarefa que eles concluem parece conter mais duas outras que precisam ser feitas.

A quantidade de trabalho sempre irá se expandir

para ocupar a quantidade de tempo que

permitimos estar disponível.

Embora trabalhem incrivelmente duro, eles parecem descobrir que a Lei de Parkinson também é verdadeira: A quantidade de trabalho sempre irá se expandir para ocupar a quantidade de tempo que permitimos estar disponível.

Sua vida é frequentemente caracterizada como um constante estado de interrupção. A frase mais comum que usam para descrever sua situação é transmitida com uma pitada de desesperança em sua voz quando imploram: Parece que estou apagando incêndios o tempo todo.

Eles estão esgotados. Sobrecarregados. Sem descansar o suficiente. E sentem que estão ficando cada vez mais para trás. Sem saber se podem acompanhar o ritmo que a vida está jogando em cima deles, operam sob uma nuvem escura, às vezes se perguntando desesperadamente, lá no fundo da alma: Será que algum dia vai melhorar? Se parece que conheço bem esse tipo de pessoa, é porque conheço: sou eu.

Ao contrário de muitos de meus colegas escritores, pesquisadores, palestrantes e especialistas, ser um autor não é meu trabalho de verdade. Sou um empreendedor, vendedor, gerente de vendas e executivo, com uma equipe de mais de setenta pessoas a quem procuro servir todos os dias. E, embora o sucesso de meu primeiro livro, Suba a Escada, de repente tenha me transformado em um autor internacional, nunca pensei que escreveria um livro sobre produtividade.

Isso porque nunca me propus a resolver os problemas mundiais de gestão de tempo; eu só queria resolver o meu próprio.

Vamos começar falando sobre tudo que eu achava que sabia.

Eu achava que estava tão ocupado

Durante anos, convenci-me de que estava muito ocupado. Eu até fazia pequenas apresentações para mim mesmo sobre como eu devia estar mais ocupado do que a maioria das pessoas ao meu redor.

Eu até dizia às pessoas: "Estou muito ocupado agora". Repetidamente, as pessoas me perguntavam como eu estava, e eu respondia com o mesmo suspiro melodramático que comunicava o quanto eu estava sobrecarregado.

Era quase como se eu estivesse me permitindo perpetuar essa história de que eu estava tão ocupado porque me dava uma falsa sensação de importância sobre mim mesmo. Triste.

Então, de repente, do nada, um dia me ocorreu que as pessoas mais bem-sucedidas que eu conhecia nunca reclamavam nem mesmo falavam sobre como estavam ocupadas. Mais do que isso, elas nunca pareciam contar a ninguém sobre tudo o que estava acontecendo em sua vida.

Essas eram pessoas que estavam pelo menos tão ocupadas quanto eu e que tinham mais responsabilidades do que eu.

Certa vez, perguntei a uma delas sobre isso, e ela disse: Você chega a um ponto em que percebe como é inútil gastar energia compartilhando ou mesmo pensando em como você está ‘ocupado’. Depois de chegar a esse lugar, você muda para focar essa energia produtivamente em fazer as coisas, em vez de se preocupar com o fato de que você tem que fazê-las.

Percebi que elas não estavam necessariamente trabalhando menos do que eu; mas elas tinham uma paz que eu não tinha. Era uma sensação de paz resultante da aceitação de sua própria situação.

O que eu aprendi com isso?

Pare de dizer a todo mundo como você está ocupado. Resista à tentação de dizer Estou muito ocupado.

Seu problema não é que você está muito ocupado; seu problema é que você não domina sua situação.

Você fica estressado e frustrado com distrações, e tudo bem - todos nós ficamos. Mas a sua vida é sua responsabilidade. Quaisquer compromissos que você tenha foram assumidos ou permitidos por você.

Não é nem certo reclamar ou choramingar com os outros sobre como você está ocupado. Você e eu temos a mesma quantidade de tempo por dia que Gandhi, Dr. Martin Luther King Jr., Madre Teresa, Michael Jordan ou qualquer outra pessoa que tenha alcançado a grandeza.

Depois que você domina o seu problema, você se empodera para criar a sua própria solução.

Depois que você domina o seu problema,

você se empodera para criar

a sua própria solução.

Portanto, o primeiro passo é superar nossas reclamações de autogratificação sobre como estamos tão ocupados ou de que simplesmente não temos tempo suficiente em um dia. Se você está dizendo essas coisas a si mesmo, então está se permitindo ser uma vítima - como eu fazia.

Você não é uma vítima. Você está no comando. Você é capaz. Você é poderoso o suficiente para decidir o que fará ou não com seu tempo.

Mas se tem uma coisa que você não está é muito ocupado.

Esta é apenas a primeira das várias maneiras pelas quais os Multiplicadores pensam diferente.

Eu pensava que equilíbrio fosse o padrão

Parece que o encorajamento mais comum que ouvimos dos especialistas em gestão de tempo é a importância do equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

No entanto, quanto mais tempo passamos em torno dos Multiplicadores, mais percebemos que esse tal de equilíbrio é uma porcaria.

O conceito de equilíbrio não é apenas uma metáfora discordante de como gastar seu tempo; é uma estratégia inútil. Buscar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é um padrão pouco prático; é um equilíbrio que não trará os resultados que você realmente busca - e deve ser evitado.

Por definição, equilíbrio significa força igual em direções opostas, o que implica que, para estarmos equilibrados, nosso tempo e nossa energia deveriam ser repartidos em uma distribuição perfeita pelas várias tarefas que temos em nossa vida. Mas, se dormimos oito horas por dia e trabalhamos oito horas por dia, então, para estarmos verdadeiramente equilibrados, só poderíamos fazer uma outra atividade, e teria que ser de oito horas por dia. Esse conceito é absurdo e está desatualizado.

O sucesso nos negócios, em casa e na vida não vem da aplicação proporcional de nossos recursos em diferentes áreas. Na verdade, é exatamente o oposto. O sucesso geralmente é o resultado de concentrarmos nossos talentos, dinheiro, tempo ou energia em uma direção prioritária por um período mais curto de tempo para criar o resultado desejado, que em Suba a Escada eu chamei de estação. Em uma palavra, uma estação é mais bem definida como um desequilíbrio.

Por exemplo, se você tivesse uma dívida de milhares de dólares, não sairia dela tão rápido se estivesse pagando apenas dez dólares a mais por mês além do pagamento mínimo. Você teria que encontrar uma maneira de fazer sacrifícios em outras áreas de sua vida para colocar mais e mais dinheiro em seu problema financeiro até que ele acabasse.

Se você tivesse noventa quilos a mais, provavelmente não conseguiria a transformação desejada malhando dez minutos por semana. Em vez disso, você teria que organizar sua vida por um certo tempo para que pudesse se exercitar por, digamos, umas dez horas por semana para chegar a um nível aceitável de saúde.

Um empreendedor demoraria uma eternidade para fazer seu negócio decolar se trabalhasse nele apenas trinta minutos por semana, de forma paralela. Se o esforço precisasse ser significativo, demoraria bem mais do que isso para começar.

A beleza de desequilibrar seus recursos em uma direção por um curto período de tempo é que, depois de criar o resultado desejado, geralmente é muito mais fácil manter esse nível de desempenho após essa estação. Torna-se confortável permanecer consistentemente nessa nova faixa, e geralmente se requer muito menos esforço e/ou reflexão.

Uma visão panorâmica de uma estação e após a estação nos leva, em vez disso, à estratégia que gostamos de chamar de trabalho dobrado, temporariamente, pelo tempo livre permanentemente.

Trabalho dobrado, temporariamente, pelo tempo livre permanentemente.

Depois que você conseguiu sair das dívidas e não tem mais parcelas mensais, é muito mais fácil ficar rico e manter-se longe das dívidas.

Depois de entrar em forma, é muito fácil ficar em forma malhando apenas algumas vezes por semana e tendo uma dieta menos rígida.

Um negócio bem-sucedido deve eventualmente se tornar um ativo gerador de receita para o proprietário, com apenas uma fração de tempo gasto para gerenciá-lo, uma vez que todos os sistemas e as pessoas necessários para fazê-lo funcionar tenham sido implementados.

Enquanto estou sentado agora escrevendo este livro, bloqueei cinco dias do meu tempo, praticamente ignorando tudo na minha vida, porque sei que este trabalho em si é um Multiplicador para mim. E eu sei que o próprio empenho deste livro é aquele que é melhor produzido por meio de uma estação curta de foco intenso, e não uma ou duas frases escritas todos os dias ao longo de toda uma vida.

Todos esses são exemplos da recompensa resultante de adotar uma estratégia do tipo trabalho dobrado, temporariamente, pelo tempo livre permanentemente. A metáfora de uma estação não só faz sentido mais prático quando aplicada a todas as áreas da vida diária, mas também é a prática real de pessoas bem equilibradas e de alto desempenho (os Multiplicadores).

Enquanto isso, equilíbrio é mais frequentemente usado como uma desculpa para justificar o baixo desempenho do que uma explicação válida de por que não alcançamos os resultados que desejamos nas diferentes áreas da nossa vida. O equilíbrio não é uma referência pela qual você deveria se comparar e não é um padrão que lhe trará uma vida que você ama.

Abrace a estação. Abrace o desequilíbrio focado. Abrace o trabalho dobrado temporariamente, e você logo deverá abraçar o tempo livre permanentemente.

Eu pensava que lazer era o objetivo

Não tenho certeza de onde tirei essa ideia, mas uma parte substancial do estresse que eu experimentava em minha vida era resultado do meu pensamento de que lazer e aposentadoria eram os objetivos principais de uma vida feliz.

Talvez fosse da mentalidade baby boomer: Se você trabalhar duro o suficiente, um dia poderá se aposentar!

Talvez fosse o sonho empreendedor dos meus amigos de capital de risco dizendo: Basta uma única ideia excelente e você pode ficar rico aos 30 anos!

Talvez fosse a mentalidade de escada rolante de uma geração mais jovem sobre ter direito a algo, sempre convencida de que existe um atalho ou um caminho fácil.

Fosse o que fosse, porém, que me deu essa ideia de que o lazer permanente era o objetivo final, isso estava totalmente errado.

Fosse o que fosse, porém,

que me deu essa ideia de

que o lazer permanente era

o objetivo final, isso estava

totalmente errado.

Você já fez um cruzeiro de dez dias? Você já ficou acamado por algumas semanas ou mesmo alguns dias? Você conhece alguém que se aposentou aos 30?

Se sim, então você sabe que existe um número determinado de margaritas que você pode beber, ou de horas de sono que você pode aproveitar, ou assistir de novo àquele filme ou série antes que algo terrível aconteça... e você fique absolutamente entediado!

Meu lance é trabalhar duro e aproveitar a recompensa. Acredito em buscar um caminho mais inteligente e melhor. Eu sou um defensor de que você deve perseguir seus sonhos e transformar suas ideias em realidade. Eu sou um defensor de que você deve reservar tempo para fazer as coisas de que você gosta. E certamente acredito no valor de se ter mais dinheiro do que se saber o que fazer com ele. Mas eu passei tempo com Multiplicadores de verdade para perceber que o trabalho não é algo a ser suportado e tolerado. Não é algo que devemos tentar evitar sempre que possível e não é algo que deveria ter uma linha de chegada, onde um dia você vai chegar e aí então vai poder parar.

O trabalho é uma parte fundamental da vida e uma fonte de profunda satisfação. Fomos criados para trabalhar. O trabalho produz felicidade e grandes recompensas que enchem nossas vidas de alegria. O trabalho é uma das formas de adoração mais honrosas que temos!

Não apenas fomos criados para trabalhar, fomos instruídos e advertidos sobre os perigos de não trabalhar. Você sabia que, de acordo com um relatório de 2012 da Nielsen, uma pessoa com mais de 65 anos assiste, em média, a 48 horas de televisão por semana? Isso é quase sete horas por dia!⁴ Isso não parece muito recompensador se você quer saber minha opinião.

Ser um ótimo pai ou uma ótima mãe dá trabalho. Ser um grande líder dá trabalho. Ser ótimo em qualquer coisa dá trabalho. Existe alguém que você admira que não trabalha em nada na vida ou que nunca trabalhou para o bem de outra pessoa? Existe alguém que não trabalhe que valha a pena imitar?

Não existe.

Por que, então, aceitamos esse mito de que, de alguma forma, nossa vida seria melhor se tivéssemos menos trabalho?

É um