Ms Project 2016

De Messias Reis

Este livro foi escrito durante os vários treinamentos que ministrei sobre o MS Project. Digo durante, pois cada curso realizado gerou uma lição aprendida que pretendo compartilhar com todos leitores e profissionais. Pelo fato de trabalhar há muito tempo com a ferramenta e sempre conviver com outros profissionais que também fazem dela seu apoio para alcançar os objetivos nos projetos, este livro traz uma visão totalmente voltada à prática do dia a dia, pois o que se percebe é que o tempo parece estar passando cada vez rápido, e muitas vezes não nos permitindo realizar nosso trabalho. Sendo assim, a melhor maneira é ter as ferramentas certas e saber usá-las, para que possamos aproveitar do melhor jeito possível nosso precioso e valioso tempo. O livro é indicado a todos que trabalham ou pretendem trabalhar com esta ferramenta para auxiliar em seus projetos. (Qualquer tipo de projetos), seja de engenharia, informática, criação de uma empresa, uma viagem, montagem de um escritório, enfim todo e qualquer tipo de projeto, desde que tenha um início, meio e fim. Além de apresentar todo conteúdo sobre o MS Project, o livro destina um capítulo sobre gerenciamento de projetos, com intuito de dar ao leitor o conhecimento necessário para que um projeto seja iniciado, planejado, executado, controlado e encerrado dentro das melhores práticas. Desde modo, convido a todos para adentrarem às próximas páginas e dominarem esta ferramenta que é uma das mais utilizadas no universo de gerenciamento de projetos.

• Idioma: Português
• Editora: Clube de Autores
• Data de lançamento: 19 de mar. de 2016

Pré-visualização do livro

Costumo dizer que em ambiente de projetos, assim como acontece em engenharia, informática, medicina, advocacia e assim por diante, alguns termos precisam ser entendidos por todos, para que se tenha uma boa comunicação. Pensando nisso, este capítulo irá abordar os principais fundamentos aos profissionais que trabalham ou pretendem trabalhar com gerenciamento de projetos, para que, ao utilizarem com o MS Project, possam ter a ideia clara do que irão inserir dentro da ferramenta.

Segundo o Project Management Institute PMI 2013, Projeto é um esforço Temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado Único. Sua natureza temporária indica e um término definido.

Deste modo, um projeto pode criar:

Um novo produto, serviço ou resultado;

Complementação de outro item já existente.

É importante ter o entendimento que projeto é diferente de processo. Um projeto tem início meio e fim. Já um processo tem a característica de ser repetitivo, cíclico, contínuo e está mais ligado ao operacional.

Como o intuito deste livro é abordar os aspectos de projetos organizacionais, serão tratados aqui apenas aqueles que visam atender aos objetivos das empresas, mas deixo a ressalva de que projetos também estão em nosso dia a dia, como a realização de um curso de especialização, uma viagem, a reforma ou construção da casa própria, ou seja, tudo que tenha um período definido.

Essa gestão fica a cargo do Gerente do Projeto (GP), que é a pessoa responsável por garantir que o projeto consiga alcançar seus objetivos. O GP é o maestro do projeto. Cabe a ele manter a sincronia entre a equipe e todos os envolvidos, de forma que ele seja o elemento integrador na condução do projeto. (KERZNER 2006) enfatiza que o papel do gerente de projetos tem-se tornado mais o de integrador do que o de um especialista técnico.

Em uma definição mais livre, gerenciar projetos é aplicar conhecimentos e habilidades necessárias com as ferramentas e técnicas corretas, visando atender ao objetivo, ou objetivos, pelos quais os projetos foram concebidos.

Gerir projeto não é tarefa fácil, mesmo utilizando boas práticas. E se, mesmo utilizando é difícil, o que podemos concluir se não for utilizada técnica nenhuma? Uma pergunta que deixo aos meus leitores para reflexão.

Os cinco grupos de processos do gerenciamento de projetos, segundo o PMI são: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Enceramento.

O grupo de processo de Iniciação defi e e autoriza o projeto ou uma fase. Vários elementos contribuem para o efetivo início de um projeto, tais como sua designação no planejamento estratégico, solicitação de um cliente, contexto operacional no próprio negócio, demanda de mercado, avanço tecnológico, dentre outros.

O mais importante durante a iniciação é determinar a qual estratégia da empresa esse projeto estará vinculado, e quais serão os benefícios que este projeto irá trazer. Na iniciação já deverá existir um cronograma macro do projeto.

O grupo de processos de planejamento desenvolve e detalha todos os elementos do Projeto. Os processos desse grupo também identifi am, defi em e amadurecem o escopo, custo e agendam suas atividades. Ao fi al do planejamento será gerada a Linha de Base – LB do projeto. A LB é uma foto tirada ao final do planejamento e que servirá de parâmetro para as futuras medições do projeto.

Nesse momento é colocado em prática tudo que foi planejado, sendo grande parte do orçamento e do esforço consumido nesta etapa. A execução deve entregar tudo que estava planejado na LB.

Este grupo possui os processos que visam acompanhar, revisar e medir o progresso e desempenho do projeto. Eles identificam também as necessidades de mudanças, quando necessário, sempre tendo como referência a LB.

O encerramento do projeto consiste nos processos necessários para documentar o resultado final do projeto ou fase, em termos de características do produto e do gerenciamento do projeto.

Muitos profissionais relatam que os projetos nunca acabam, as mudanças são constantes e o cliente ou patrocinador estão sempre querendo adicionar algo ao projeto. Isso pode ocorrer por falta de um processo formal de encerramento do projeto, deixando claro aos envolvidos que de agora em diante os assuntos serão referentes ao produto, ou talvez, dependendo da situação, de um novo projeto.

De acordo com o (PMI 2013) Área de conhecimento representa um conjunto completo de conceitos, termos e atividades que compõem um campo profissional, campo de gerenciamento de projetos, ou uma área de especialização. Essas áreas do conhecimento podem ser interpretadas como tudo aquilo que é preciso ser levado em consideração para realização de um projeto. As dez áreas de conhecimento que são: Integração – Escopo Tempo – Custo – Qualidade – Recursos Humanos – Comunicações – Riscos – Aquisições – Partes Interessadas.

O papel da integração é manter todas as demais áreas do conhecimento conectadas de uma forma coesa, garantindo que quaisquer mudanças realizadas em uma delas, todas as demais sejam levadas em consideração.

O gerente do projeto é o responsável por garantir essa integração. Um importante documento gerado nesta área é o plano do projeto. Nele são documentadas as regras do jogo. Ao final do planejamento, todos os planos de todas as áreas do conhecimento serão incorporados a ele, tornando a principal referência para o acompanhamento do projeto.

Percebam que existem nove áreas do conhecimento, sendo que a décima é a própria integração, papel que o gerente deve desempenhar.

Descreve os processos relativos à garantia de que o projeto inclua todo trabalho necessário e, apenas o trabalho realmente necessário para que seja terminado com sucesso. É preciso também deixar claro o que ficará de fora do escopo, pois muitas vezes é cobrado algo que não faz parte do