Arquive-se: Uma viagem pelos arquivos nacionais

De Rita Almeida de Carvalho

Arquive-se! A ordem parece simples e é seguramente muito comum. Mas na prática, são a organização e o acesso dos documentos arquivados — os “laboratórios da História” — que determinam o seu papel na compreensão da nossa história. Portugal progrediu significativamente no domínio dos arquivos, mas investigadores e arquivistas concordam que muito está ainda por fazer. Sabia, por exemplo, que um tratamento adequado da documentação arquivada pela administração pública, preservando apenas a que tem valor probatório ou histórico, resultaria numa poupança de cinco milhões de euros só em instalações? Numa abordagem crítica, a autora deste livro parte da análise de casos e circunstâncias, do testemunho próprio e de colegas historiadores e arquivistas, para radiografar a gestão do património arquivístico nacional. Diz-nos que nem tudo está bem e explica porquê._x000B_

• Idioma: Português
• Editora: Fundação Francisco Manuel dos Santos
• Data de lançamento: 1 de fev. de 2019
• ISBN: 9789898943668

Rita Almeida de Carvalho

É doutorada em História Contemporânea e investigadora no ICS-UL – Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa. Trabalha sobre o Estado Novo e actualmente estuda a associação entre arquitectura e política, procurando analogias e conexões entre o salazarismo e outras ditaduras de entre-guerras. Paralelamente, tem-se dedicado à arquivística e é responsável pelo Arquivo de História Social do ICS-UL.

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Introdução

São enormes os desafios que se apresentam nos dias de hoje aos arquivos das instituições públicas e privadas. É na qualidade de investigadora em história contemporânea, mais especificamente no estudo do Estado Novo (1932–1974), que aqui esboço um retrato das dificuldades de acesso que os académicos e outros estudiosos enfrentam neste domínio. Mas a minha formação e experiência de arquivista também me habilita, espero, a ter uma percepção clara do que se passa quanto à definição de uma política nacional dos arquivos da administração pública.

Não farei aqui um estudo sobre a importância dos arquivos enquanto instrumentos jurídicos, administrativos e até políticos, nem tão-pouco uma análise do seu papel na construção da memória e formação das identidades nacionais ou outras. Embora aflore o assunto, também não aprofundarei as complexas questões tecnológicas que hoje se levantam aos arquivos dos organismos públicos ou privados, que, não sendo na sua maioria em suporte papel, vão sendo produzidos no exercício das suas actividades naquele que é primeiro passo do processo de constituição de um arquivo.

Apesar dos progressos evidentes nesta área, de que destaco a normalização da descrição arquivística, subsistem problemas que procurei identificar e discutir, baseando-me para o efeito na minha experiência e no testemunho de colegas historiadores, utilizadores regulares dos também chamados laboratórios da História, que comigo discutiram as dificuldades que foram encontrando. Procurei também dar voz às preocupações de arquivistas, sobretudo no que diz respeito aos arquivos dos organismos públicos.

Os desenvolvimentos teóricos e epistemológicos, técnicos e tecnológicos têm facilitado a estudantes, investigadores e demais interessados o acesso à documentação nos arquivos portugueses. Mesmo com uma política de acesso muito mais restritiva do que a de outros países, sobretudo anglo-saxónicos, e que subsistiu até à recente transposição das directivas europeias de 2003 quanto aos prazos para a comunicação de arquivos — a Lei n.º 26/2016, de 22 de Agosto — têm vindo a ser disponibilizados na World Wide Web vários terabytes de informação, seja em bases de dados estruturadas, seja em representações digitais.

No entanto, a percepção comummente partilhada por investigadores é a de que em matéria de arquivos muito está por fazer, subsistindo problemas que comprometem o justo acesso dos utilizadores, em larga medida devido à suborçamentação do sector e a problemas de gestão que estão para além das inclinações ideológicas dos responsáveis políticos que os tutelam.

Embora tendamos a considerar que, tradicionalmente, os governos de esquerda são mais receptivos às dificuldades do sector cultural, em particular dos arquivos, a solução dos problemas parece ter mais que ver com a sensibilidade individual dos que ocupam cargos políticos do que com razões de natureza ideológica. É esse o caso da actual tutela que, ao que tudo indica, vem demonstrando uma vontade efectiva de resolver as dificuldades encontradas.

A motivação dos poderes públicos é também de natureza económica, pois estima-se que o tratamento da documentação acumulada pela administração pública, que passa por manter aquela que tem valor probatório e/ou histórico, eliminando o restante, se traduziria numa poupança de cinco milhões de euros só em instalações destinadas ao armazenamento físico de arquivos. Essa verba poderia depois ser libertada para o armazenamento e a manutenção dos arquivos digitais que, ao contrário do que supomos, não são mais económicos do que as instalações físicas. A poupança para a Estado viria do lado da simplificação e racionalização dos processos organizacionais, a que os arquivistas chamam, adoptando uma linguagem da gestão empresarial, «os processos de negócio». «Os ganhos seriam na gestão da informação», como nos explicou o director-geral da DGLAB, Silvestre Lacerda.

O que é um arquivo?

Diz a lei portuguesa que um arquivo é um conjunto de documentos produzido por pessoas ou instituições no exercício da sua actividade, seja em suporte papel, seja digital ou outro. Em alguns casos, o arquivo faz prova de factos, como por exemplo a que atesta a contagem de tempo para a reforma, noutros tem também um carácter informativo de interesse para o Estado e a sociedade, como sucede nos relacionados com a colecta de impostos e o serviço