Compêndio das reduções de custos e despesas: Check list para controlar desembolso, reduzir gastos e melhorar a utilização dos recursos financeiros

De Christian Radloff

Este livro possui mais de mil ideias para reduzir o custo da sua empresa. Vamos fazer um teste rápido e gratuito neste momento, que será ótimo para você: abra o livro e capture uma das reduções. Em seguida, verifique em qual conta ela está inserida e se esta redução se adapta à sua empresa e melhora a sua lucratividade. Agora imagine aplicar as mil ideias! Leve estas ideias para sua empresa e comece a reduzir gastos e lucrar mais.
Os dois vetores para melhorar a lucratividade e as condições financeiras de uma empresa são:
1. REDUZIR OS CUSTOS E DESPESAS
2. PRECIFICAÇÃO
O livro trabalha o primeiro vetor. E mais, aqui você encontra três possibilidades de implantação de projetos em sua empresa visando à melhoria da gestão da lucratividade, são eles:
1. PROJETO DE REDUÇÃO DE CUSTOS
2. PROJETO DE ENGENHARIA E ANÁLISE DE VALOR
3. PROJETO DE TEARDOWN
Quer atingir a meta do seu budget? Ou pagar algumas dívidas que ficaram para trás? Então vamos lucrar mais, reduzindo gastos e utilizando bem os recursos financeiros. Esperamos que esta obra motive sua empresa a analisar as contas gastas ontem, hoje e as que podem vir no futuro.
Em época de crise, make the basic rules.

• Idioma: Português
• Editora: Viseu
• Data de lançamento: 6 de mar. de 2023
• ISBN: 9786525443133

Pré-visualização do livro

Agradecimentos

Com todo amor e carinho, aos meus pais, Didmar e Mariana, pela minha existência. A todos que participaram indiretamente da construção desta obra. E ao amor da minha vida, Tatiane, que me incentivou, ajudou e teve participação mais que especial na finalização e na publicação deste livro.

Prefácio

A regra capitalista empresarial é muito simples, alguém investe dinheiro em um negócio próprio para obter retorno de quantias melhores do que obteria se mantivesse o dinheiro em investimentos no mercado financeiro. Porém, se vai dar certo, não se sabe, e é onde se encontra o risco. É mediante esse risco que podem aparecer várias oportunidades, linha de crédito bancário, um megainvestidor que resolve adquirir o seu empreendimento e, ainda, os produtos ou serviços abrangerem uma aceitação internacional.

Em um cenário positivo, quem é empresário sabe que pode ficar muito rico ou multiplicar o capital investido da noite para o dia.

O capitalismo é incerto? Sim, sempre foi. Temos empresários milionários e temos o outro lado.

Em um cenário negativo, pode ocorrer que a empresa não consiga administrar seus recursos e tenha que optar por quebrar o princípio contábil da continuidade e pedir seu fechamento.

Se o problema no cenário negativo é mercadológico, ou seja, o produto não vende mesmo, por vários motivos, como qualidade, não aceitação do mercado consumidor ou ainda problemas com passivos ambientais ou trabalhistas, esse fator de reversão de marca é muito difícil para a empresa. Reconquistar o mercado ou gerar credibilidade aos consumidores não é impossível, mas é muito difícil e perde-se muito dinheiro.

Porém, se o fator é o preço, ou simplesmente a empresa gasta mais do que arrecada, então está na hora de rever alguns conceitos e gastar apenas o necessário para manter as operações.

Observei, em muitas empresas aqui no Brasil, multinacionais ou não, que a maioria possui vários problemas relativos a custos e despesas. Os executivos não foram treinados para reduzirem os gastos, e ainda alguns fatores contribuem para nosso país ser um péssimo gestor dos recursos financeiros.

No Brasil, temos uma cultura portuguesa/açoriana, que é extrativista, consome os recursos até finalizá-los. Segue, então, uma característica do não guardar e do não zelar, pois, enquanto há o recurso, vai-se tomando e gastando. Em uma crise inesperada, a maioria das companhias não possui reservas nem sabe como lidar com esse problema.

Ainda em nosso país, as pessoas estão nas funções que exercem apenas por conveniência, porque precisam trabalhar para gerar o sustento. Um pai de família que é almoxarife em sua empresa não dizia aos seus pais quando era criança: Quando eu crescer quero cuidar dos estoques e dos recebimentos da empresa, ou melhor, Quero trabalhar na logística. Não. Ele apenas quer trabalhar em algum lugar pelo dinheiro e, dessa forma, não gera nenhum vínculo de orgulho com a sua profissão. Como esse profissional irá cuidar de algo tão valioso da empresa? Não cuida e realmente não se importa.

Outro fator que nos faz ter uma péssima reputação na administração dos recursos é a desigualdade social e a renda. A distância entre os salários dos profissionais de uma empresa é muito grande, fazendo com que os profissionais da base não procurem se especializar no que fazem, porque não sobra dinheiro para tal. Essa característica faz com que todas as áreas da empresa tenham como sua maioria profissionais desengajados e não comprometidos com o negócio da companhia. O seu salário é bem baixo em comparação ao dos seus gestores. Essa condição é cultural em nosso país.

Vale a pena lembrar ainda que, se uma empresa quer pagar suas dívidas com instituições financeiras, suas dívidas tributárias ou até mesmo suas dívidas com fornecedores, o dinheiro só poderá vir do lucro. E se a empresa quer potencializar a sua lucratividade, pode começar com redução de custos e despesas.

A proposta principal deste livro é auxiliar empresas em dificuldades financeiras, mas também tem serventia para empresas que esperam maximizar seus lucros, trazendo um maior retorno aos sócios e acionistas. O compêndio de reduções busca também conscientizar e fomentar o planejamento futuro com algumas ações. É excelente para as empresas utilizarem como passo inicial em um processo de redução de custos e modificação do pensamento corporativo e financeiro, a partir de um modelo e exemplos de reduções e alavancagens, com o intuito de retornarem para uma saudável administração financeira ou melhorarem sua lucratividade.

Desejo, de todo meu coração, que, de alguma forma, este manual possa ser útil. Que assim seja!

Capítulo 1

Projeto de redução de custos e despesas

Um projeto para reduzir custo e despesa em uma empresa se inicia diretamente com a necessidade da sua redução. Um milhão em seis meses? Cinco milhões em um ano? Quinhentos mil por mês? Cinquenta mil em um ano? Cada empresa tem sua meta, mas o principal é identificar quanto se quer reduzir e em que período. Quem define este valor? Essa definição deve ser baseada em fatos e números, e a missão pertence ao controller em parceria com o gerente financeiro. O controller tem o balanço e coordena o projeto, e o gerente financeiro sabe quanto tem em caixa e sabe a necessidade desta economia.

Com a meta de redução e o período para se reduzir, a empresa pode aplicar um nome ao projeto, que tenha o nome da empresa mais o valor a ser reduzido ou apenas a primeira letra do nome da empresa e o primeiro dígito da redução. Por exemplo: a empresa se chama Alfa Ltda e pretende reduzir cinco milhões em um ano; o projeto pode se chamar PROJETO ALFA 5 ou apenas se chamar PROJETO A5. As pessoas envolvidas já saberão do que se trata.

Após a definição de quanto a empresa deve reduzir, é hora de procurar quais contas do balanço possuem a maior relevância e possibilidade de redução.

Na maioria das empresas, a conta de maior expressão em termos de valor é a de matérias-primas. É uma conta de trânsito de estoque no ativo e que vai evoluindo conforme a utilização e a compra. Algumas maneiras de reduzir essa conta, que não são as mais fáceis, vou exemplificar no capítulo 3, tópico 41. Outras que também possuem valores expressivos são:

• Manutenção

• Salários

• Despesas com Marketing

• Frete

• Energia elétrica

Todas as contas acima citadas têm possibilidade de redução, mas o ideal é escolher no máximo 10 contas que sejam relevantes e que representem de 60% a 70% dos maiores gastos.

Seguindo adiante, após a escolha das contas, mantenha um controle mensal. Pode haver 3 colunas comparando o gasto do ano anterior, a meta estipulada com a redução aplicada e o gasto real, gerando um excelente gráfico de linhas, para os amantes da estatística e os planilheiros de plantão, como o exemplo a seguir:

Nesse exemplo, o projeto se iniciou no mês de julho de 2011, e a meta de redução era de 232 mil reais, um número 16% menor que o de 2010. O ideal é já impor uma redução no processo orçamentário, mas se a empresa não possui a ferramenta ou não consegue cumprir a meta orçamentária, então o projeto de redução de custos pode rodar pela lateral. O importante é reduzir; em seguida, gerar lucro, dar o retorno esperado aos sócios, pagar as dívidas e, o mais importante, que nunca deve ser esquecido em épocas de crises ou vacas magras como costumamos dizer aqui no Brasil, o lema é make the basic rules, expressão que aprendi com os sul-coreanos, fazer apenas as coisas básicas para rodar a operação.

em época de crise MAKE THE BASIC RULES (FAÇA AS COISAS BÁSICAS)

Criação do comitê financeiro

A criação de um comitê financeiro entra no projeto de redução de custos, com maior atuação naquelas empresas que passam por maior necessidade financeira. A empresa deve eleger dois ou mais integrantes para compor o comitê financeiro, que normalmente é composto pelo gerente financeiro, o controller e o CEO. O comitê tem como objetivo a definição de critérios para compras, investimentos, demissões, contratações. É muito importante para direcionar o recurso financeiro, que, em época de crise, deve ser voltado muito para manter o processo produtivo e alavancar as vendas. O comitê escolhe e decide, também, os pedidos de aumentos de salários e pode negociar as compras para determinado mês, mantendo uma estratégia em relação ao fluxo de caixa. O comitê também atua nos volumes ou quantidades de produtos requisitados nas ordens de compra, como, por exemplo, em vez de comprar cinco computadores para melhorar a performance, modificar essa necessidade para três apenas, alegando simplesmente que esse investimento não trará mais dinheiro à empresa e, quando passar a crise, a aquisição ocorrerá de imediato.

O comitê também tem a tarefa de analisar e questionar o motivo dos pedidos de compra, cancelar compras desnecessárias para o momento, auxiliar a área financeira nas negociações com credores, dar respaldo às suas decisões para a melhor utilização dos recursos financeiros a todos interessados e, ainda, uma das tarefas mais importantes é: que o comitê exerça sempre a sua função e tome as decisões com muita congruência, para que não haja benefício ou interpretação errada sobre a utilização de seu poder sobre os recursos financeiros da empresa.

Capítulo 2

Contas para reduzir custos

A forma escolhida para compartilhar as minhas experiências em redução de custos vai ser conta a conta. Todas as empresas possuem em seu balanço as mesmas contas, algumas apenas modificando o seu nome. Separei as mais importantes e as que possuem a mínima possibilidade de redução. Penso que todas têm possibilidade.

Confesso que algumas vezes fiz um esforço tremendo para atingir uma meta e economizar um determinado valor, e vi o esforço sendo consumido por uma viagem da diretoria e dos gerentes para determinado lugar bem caro, sem uma economia. Isso me gerava tristeza. Hoje me preocupo em apenas reduzir e fomentar caixa, porque assim é que é. Sempre devemos nos esforçar para fazermos o nosso melhor, e lembrar sempre que o dinheiro não é nosso. Os donos, sócios e diretores fazem o que bem entenderem com o dinheiro em suas administrações e planejamentos, assim como faço o que quiser com o meu salário pago mensalmente. Devemos praticar a empatia, ou seja, sempre nos colocar no lugar dos outros.

Alguns exemplos de redução vão parecer bem triviais, mas vou colocar a quantidade máxima, que é para gerar uma educação cultural nas empresas em um formato de checklist. Até mesmo a mais simples redução, em longo prazo, pode se tornar um montante expressivo. Também, irei indicar como potencializar a geração de dinheiro, em algumas contas, sem necessariamente reduzir custos.

As contas estarão em ordem alfabética e enumeradas, que é para facilitar a consulta e sua utilização.

Sempre que iniciar uma conta, vou relatar alguma experiência vivida com ela em alguma empresa onde trabalhei ou dei consultoria. Não vou revelar o nome da empresa, por questão de ética. A experiência nem sempre terá o propósito de redução, e sim de simples atenção sobre a conta, que poderá ser também a realidade aí em sua empresa, e minha experiência poderá ter alguma serventia apenas como alerta. As contas que separei são as seguintes:

Muitas das dicas de redução de gastos, custos e despesas podem não parecer uma redução propriamente dita ou ter liquidez imediata, mas todas elas juntas servem como um checklist para reduzir, evitar e auditar a forma como estão sendo utilizados os recursos financeiros. O importante é manter o compêndio como uma voz da experiência e utilizá-lo para iniciar e aplicar um projeto de redução de custos para colocar em dia o fluxo de caixa da empresa e estabilizar a condição financeira.

Capítulo 3

As Reduções de custos

Formas de utilização do checklist das reduções:

Na frente de cada tópico de redução, foi colocado um quadrado, que pode ser utilizado para marcar a redução que se quer implementar na empresa. Exemplo:

Utilizando marca texto

Texto, Carta Descrição gerada automaticamente

Utilizando x

Texto, Carta Descrição gerada automaticamente

1 – Água e esgoto

Como não mencionar a possibilidade de utilização de água de chuva, principalmente naquelas cidades em que o índice pluviométrico ultrapassa a média nacional.

A construção de cisternas para o uso de água gratuita gera economia principalmente em empresas que necessitam de torres de resfriamento dos processos, como no caso das empresas de transformações de polímeros plásticos, a adaptação das calhas direcionando a água para utilizar como descarga sanitária ou algumas torneiras para lavar calçadas, e ainda como reservatório de água para incêndio. É uma política simples, mas de muita relevância econômica e ambiental. Muitas empresas já estão se adaptando a essa possibilidade, com baixo investimento até.

1 – ◻ Construir um poço artesiano: as empresas, às vezes, nem sabem, mas estão em cima de lençóis freáticos, aquíferos subterrâneos ou reservas de água. A construção de um poço pode trazer economia para as empresas que necessitam da utilização abundante de água. Embora haja investimento, o retorno é garantido.

2 – ◻ Manter os laudos e as licenças em dia: aqui falamos em passivo ambiental e que pode gerar um ônus futuro a tudo que diz respeito ao meio ambiente. A empresa deve levar isso muito a sério, pois as multas são violentas e a imagem da empresa pode ser prejudicada.

3 – ◻ Implementar políticas culturais de racionamento: as empresas podem implantar a ISO 14.000 e iniciar um processo cultural de racionamento de água. Essas políticas estimulam a economia tanto na empresa como nos domicílios dos colaboradores, estendendo-se a uma ação social na comunidade.

4 – ◻ Utilizar a água da chuva: direcionar a água da chuva para cisternas, acumuladoras ou até tanques, é uma excelente opção para a economia de água e esgoto. Essas águas podem ser utilizadas para descargas de vasos sanitários, limpeza de calçadas ou resfriamento de máquinas.

5 – ◻ Fazer blitz de vazamento: em um sábado ou domingo, verificar se todas as torneiras estão desligadas, verificar se o relógio medidor está em movimento mesmo com todos os registros fechados e substituir equipamentos antigos que não contribuem para a economia de água.

6 – ◻ Utilizar a água do ar-condicionado: de forma prática, a água decorrente da condensação do ar-condicionado pode ser direcionada para um tanque acumulador, vasos sanitários ou qualquer outro lugar em que tenha utilidade.

7 – ◻ Eliminar todas as plantas naturais plantadas em vasos: como as plantas devem ser regadas diariamente, desfazer-se delas poupa água e o trabalho desta atividade.

8 – ◻ Instalar mictórios nos banheiros masculinos: muitas empresas já os possuem obviamente, mas a descarga de um mictório é muito menor quando comparada à de um vaso sanitário. E na implementação da cultura de racionamento, a utilização desse meio pode ser incentivada.

9 – ◻ Substituir torneiras antigas: por torneiras com temporizador e pulverizador de fluxo de água. Inicialmente ocorre um desembolso, mas o retorno é certo.

10 – ◻ Verificar as condições de abastecimento de água e saneamento para a abertura de novas unidades ou transferência de parque industrial em outras cidades: aqui uma dica para novos projetos, a importância de se conhecer os recursos hídricos de cada local, para não investir em lugar que possa trazer um problema futuro.

11 – ◻ Investir em tratamento de efluentes: além de estar gerando um benefício ambiental, parte do rejeito de água poderá ser recuperado através de uma estação de tratamento de efluentes moderna. Existe um desembolso com projeção de ganho futuro, socioeconômico e ambiental.

12 – ◻ Mapear toda a utilização da água: conhecer a forma como a empresa utiliza a água ajuda a identificar possíveis sistemas que podem estar obsoletos ou desvios desnecessários, bem como relacionar os locais onde mais se gasta e concentrar investimentos ou programa de reduções nestes ambientes.

13 – ◻ Verificar e monitorar a limpeza da empresa: acompanhar as zeladoras e verificar os locais de limpeza. Verificar se elas utilizam de forma correta os recursos e se possuem equipamentos de limpeza eficazes na luta contra o desperdício.

14 – ◻ Revisar todos os projetos de novos processos e especificações de fichas técnicas de produtos que utilizem água: no processo de fabricação de muitos produtos, existe a necessidade de resfriamento, e alguns produtos possuem água em sua composição. Essa revisão de utilização tanto no processo quanto como matéria-prima ajuda a identificar o uso abusivo no processo ou consumo. Sempre que estivermos diante de situações em que haja a presença humana no cadastro, controle e definição, existe a necessidade de conferências e revisões periódicas. A melhoria é contínua nos processos, por isso a constante análise e correção.

15 – ◻ Verificar a possibilidade de contaminação da água: não apenas para o consumo, mas também para verificar se a água utilizada não possui pontos prováveis de contaminação com óleo ou excesso de sais minerais reagentes no processo de fabricação com outras matérias-primas, causando perda na produção ou devolução. A verificação garante e evita a perda no processo produtivo.

16 – ◻ Incentivar na cidade a criação de um núcleo de assuntos referentes à água e saneamento: esse exemplo poderá gerar investimentos de ordem pública que beneficiem a empresa privada, bem como a força da indústria auxiliando o desenvolvimento sustentável da região. Alguns gastos que ocorrem podem nem ser percebidos, como a contratação de abastecimento de água por caminhão pipa. Se a prefeitura ou o estado direcionar recursos para levar infraestrutura até a empresa, esse custo acaba sendo suprimido, e assim por diante.

17 – ◻ Verificar se os valores de outorga estão corretos: para as empresas que já utilizam poço artesiano ou captação de água dos recursos hídricos, o poder público efetua uma cobrança de outorga a partir de uma tabela de valores. A verificação deve ser sempre feita, para garantir o enquadramento correto da empresa, conforme as leis municipais.

2 – Ajuste de inventário físico

Minha recomendação para esta conta é manter o processo de controle de materiais o mais próximo da perfeição, justamente para que não haja gastos com inventários. O custo de parada de dois a três dias de produção, trazendo os funcionários para trabalhar no final de semana para contar peças, é extremamente alto, e esta atividade de ajustar sistema não traz nenhum benefício, se pensarmos que o processo das movimentações de materiais deveria ser robusto e impossibilitar erros.

18 – ◻ Fazer auditoria nas estruturas das peças: convém a empresa fazer uma verificação no sistema, a fim de averiguar se as estruturas cadastradas realmente estão de acordo com a utilização na fábrica.

19 – ◻ Fazer teardown dos produtos: essa prática de desmontar produtos produzidos e comparar com a ficha técnica, verificando as quantidades no sistema versus peça física, é muito utilizada pelos fornecedores do segmento automotivo, e são impressionantes os resultados que se obtêm. Na maioria das vezes, a utilização de material é diferente do que está cadastrado na ficha técnica. Esse tópico é tão importante que recebeu um capítulo especial neste livro.

20 – ◻ Organizar os locais de armazenagem de materiais: parece uma obviedade, mas os profissionais que tomarem o compêndio das reduções de custos como um checklist de ações para reduzir e controlar o gasto dos recursos financeiros não podem se abster dessa etapa primordial da redução de custos, que é a organização. Já vi, em muitas empresas, ordem de compra para fiação elétrica e material de manutenção hidráulica sem necessidade de compra. A empresa tinha o material, mas estava tudo jogado pelos cantos, ou no meio de uma bagunça generalizada, assim como itens de matéria-prima. Dessa forma, perde-se muito dinheiro com a desordem, e a implantação de um sistema 5S vem como uma ferramenta de redução de custos, com compra de materiais que já existem na empresa.

21 – ◻ Trabalhar para reduzir o ajuste no sistema de saldo físico menor: na compra da matéria-prima, pela legislação brasileira, nós nos creditamos de PIS/COFINS, ICMS e IPI. Quando uma empresa faz o ajuste de inventário pela falta do material fisicamente, em que o sistema aponta quantidade maior, no período do ajuste, a fiscalização pode requerer de volta os créditos dos tributos dos materiais que não constam no estoque físico, porque a empresa se creditou de material que sumiu ou não saiu pela venda, salvo se esse material for perdido por inerência ao processo. Esta é a principal finalidade do bloco K, cobrar de volta os tributos creditados e que não tiveram os devidos débitos pela saída em sua venda. A má administração dos materiais faz com que a empresa perca créditos obtidos. O ideal é trabalhar para não ter nenhum ajuste, mas o ajuste a menor físico tem mais ônus.

22 – ◻ Utilizar balança rodoviária: o acompanhamento de entradas e saídas por intermédio de balança rodoviária é uma prática que auxilia muito no controle de materiais, evitando erros na expedição do material e até desvios, por má conduta de funcionários. Se a empresa ainda não possui uma balança, sugere-se um investimento financeiro na aquisição. O retorno é assegurado por um sistema de bloqueio de saída de produtos a mais, bem como de produtos de devolução a menos. Inicialmente a empresa poderá contratar o serviço em terceiros e fazer auditorias aleatórias na logística dos seus materiais, caso não tenha recurso para investir.

23 – ◻ Acompanhar o processo de entrada de NF: é importante verificar todo o processo da entrada das notas fiscais e auditar os processos de conferências, se as quantidades de entrada conferem com o que está na nota, se os tributos creditados estão sendo efetuados, garantindo, assim, que não haja desvios, nem operação tributária errada.

24 – ◻ Contratar profissionais experientes: todo controle de materiais deve ser feito por profissionais que estejam engajados, que sejam organizados e focados. Com pessoas responsáveis na logística ou almoxarifado, a empresa evita perda de material e