Os 10 Erros Mais Cometidos Pelas Pequenas Empresas

De Filipe Rodrigues

Atualmente é possível se ter o próprio negócio com maior facilidade, porém muitas pequenas empresas se deparam com a dificuldade do crescimento. Tais dificuldades na maioria dos casos não ocorrem por conta das crises econômicas nacionais ou globais, mas sim por fatores que são considerados irrelevantes por empreendedores, diretores executivos e demais gerentes e supervisores. Conheça os 10 erros mais cometidos pelas Pequenas Empresas, como evitá-los e corrigir para que sua empresa se torne mais agradável de se trabalhar, competitiva, produtiva e propensa ao crescimento.

• Idioma: Português
• Editora: Clube de Autores
• Data de lançamento: 22 de fev. de 2021

Pré-visualização do livro



OS 10 ERROS

MAIS COMETIDOS PELAS

PEQUENAS EMPRESAS







Filipe Rodrigues

OS 10 ERROS

MAIS COMETIDOS PELAS

PEQUENAS EMPRESAS

Descubra os principais fatores que impedem as pequenas empresas de conquistarem a estabilidade e o crescimento.

1ª Edição

2021

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ................................................................................. 7

1. DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES .................................... 10

2. COMUNICAÇÃO ................................................................... 21

3. REUNIÕES PROGRAMADAS .............................................. 36

4. ANÁLISE DE DESPESAS ...................................................... 40

5. INVESTIR NO AMBIENTE DE TRABALHO ..................... 55

6. TRATAMENTO AOS COLABORADORES ........................ 64

7. CONTRATAÇÃO E PROMOÇÃO DE PROFISSIONAIS NÃO

CAPACITADOS .............................................................................. 90

8. DISCIPLINAR O CLIENTE ................................................... 95

9. PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE ..................... 99

10. ELABORAÇÃO E APLICAÇÃO DE METAS ................... 108

CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................... 138

ESPAÇO PARA ANOTAÇÕES ......... Erro! Indicador não definido.

6

INTRODUÇÃO

Todo empresário deve conhecer as principais dificuldades e desafios ao iniciar e manter seu negócio, seja este de porte pequeno, médio ou grande. Apesar dos riscos possuírem diversas características e impactos diferentes em cada segmento de mercado, existem fatores similares entre todos os ramos e portes.

Um comércio, por exemplo, possui riscos e desafios diferenciados de uma indústria, porém também estão incluídos os riscos similares independentes do porte ou ramo de atuação.

Empresas de grande porte na maioria dos casos possuem instrução mais aprimorada do que as menores empresas, investindo em melhorias da qualidade do clima organizacional, dos colaboradores e das estratégias de processos administrativos e comerciais, ou seja, o controle da qualidade e satisfação em geral é entendido como um diferencial por estas empresas.

As empresas de menores portes possuem naturalmente uma dificuldade de conhecimento sobre os fatores que podem desencadear deficiências em seus processos e em seu crescimento, visto que as principais preocupações destas empresas são adquirir e reter clientes, além de conseguirem estabilidade em seus mercados de atuação.

Não devemos obviamente generalizar a situação de todas as empresas em relação ao seu porte, pois cada uma possui sua personalidade a qual é o espelho de seus administradores e colaboradores. Sendo assim, existem 7

casos em que empresas menores reconhecem e evitam diversos tipos de fatores que possam as prejudicar ou tornar o dia-a-dia do trabalho de seus colaboradores um verdadeiro martírio.

Atualmente define-se como empresas de pequeno porte aquelas que possuem faturamento médio mensal de até quatrocentos mil reais e até noventa e nove funcionários. O

cálculo do faturamento médio pode ser adquirido somando-se os faturamentos dos últimos doze meses em relação ao mês atual do cálculo e em seguida dividir o valor obtido por doze.

As microempresas possuem um limitador menor do que as pequenas empresas, porém consideremos os fatores apresentados neste livro desde a microempresa até a empresa de pequeno porte. Desta forma é possível entender que desde a empresa com menor faturamento até a empresa que possui um limitador de uma empresa de pequeno porte estarão sujeitas aos fatores aqui apresentados.

Um dos trabalhos de muitas empresas consultorias empresariais é identificar, através de levantamento de informações e testes, os fatores que estão prejudicando o trabalho e o crescimento das empresas em geral, porém existe ainda uma grande resistência em contratar essas consultorias para realizarem este tipo de atividade, por motivo de acreditar que é um investimento desnecessário e que não irá desenvolver pontos positivos. Além disso, o valor do investimento nem sempre se torna vantajoso para as pequenas empresas.

8

Como executivo no segmento de terceirização de serviços administrativos, financeiros e consultor empresarial exerci serviços de planejamentos estratégicos em diversas empresas de pequeno porte nos mais variados segmentos de atuação, aproveitando assim para realizar pesquisas internas e fornecer consultoria em gestão de pessoas, para que finalmente pudesse reunir todas as informações necessárias para desenvolver o conteúdo deste material.

Este livro possui linguagem simplificada para que assim esteja de fácil entendimento para desde os mais novatos empreendedores, aos universitários dos cursos voltados a administração e até aos profissionais que atuem em cargos gerenciais.

A maioria dos capítulos são apresentados em definição e causa de fatores, seus efeitos e as devidas providências necessárias para correção, facilitando assim a aplicação prática das soluções e atitudes aqui apresentadas.

Os 10 erros mais cometidos pelas pequenas empresas podem ser correlacionados, ou seja, quando um erro ocorre em decorrência de outro que se antecedeu.

Sinta-se à vontade para consultar este livro sempre que precisar de auxílio, o mesmo pode-se servir como um poderoso manual de instruções.

Boa leitura!

9

1. DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

DEFINIÇÃO E CAUSAS

O problema com a organização de dados e informações ocorre principalmente quando a empresa não desenvolve uma padronização de organização de documentos físicos e digitais. Isto se define na ausência de organização de documentos da própria empresa ou de seus clientes, podendo ser em arquivos de papel ou pastas e programas nos computadores e servidores de rede.

Esta falha também ocorre devido ao acumulo de documentos, dados e informações desnecessárias ou com prazo já expirado, o tal comportamento de se guardar tudo acreditando que será útil para algo no futuro.

EFEITOS

Um dos principais efeitos do problema da falta de organização é a dificuldade de encontrar informações, ocorrendo desperdício de tempo e constrangimentos desnecessários.

Os constrangimentos junto aos clientes são aqueles em que os mesmos possuem contratos específicos, dependendo do segmento de atuação da empresa contratada. Por exemplo: o cliente solicita instrução sobre o serviço ou produto adquirido, o qual possui todas as características pré-estabelecidas em contrato, porém como a empresa contratada vivencia problemas com falta de organização 10

tem dificuldade em localizar este determinado contrato, muitas vezes passando informações divergentes do que foi contratado ou demorando muito tempo para responder algo simples. Assim, quando o cliente se depara com uma informação diferente do que lhe foi informado no momento da contratação, na maioria das vezes a sua mudança de humor é instantânea, ocorrendo reclamações aos supervisores e diretores ou, dependendo do segmento da empresa, o cliente poderá reclamar através de órgãos responsáveis pela fiscalização, recorrer a sites de reclamações (Reclame Aqui, por exemplo) e também podendo recorrer através de processos judiciais, quando a situação se torna repetitiva ou prejudicial financeiramente.

Outro efeito bastante ocorrido é a dificuldade de exercer tarefas diárias, quando o profissional depende de certos documentos e dados para conseguir exercer suas atividades e também quando este não elabora um controle de tarefas do seu dia-a-dia, podendo ocorrer erros na elaboração de determinados trabalhos e projetos, esquecimento da execução de tarefas e processos, fornecimento de informações expiradas ou incorretas para os seus superiores, acarretando advertências, prejuízos financeiros ou até mesmo emocionais.

O excesso de dados e informações também é considerado um erro de organização, pois afeta na clareza e objetividade de um atendimento ou trabalho específico.

11

PROVIDÊNCIAS PARA CORREÇÃO

O planejamento é a primeira providência a ser executada, sendo que as outras etapas dependerão deste item para serem colocadas em ação.

Estabelecer o padrão para todos os tipos de arquivos e informações é a base da organização.

Quando tratamos de arquivos e informações podemos levar em consideração um guarda-roupa extremamente organizado, cujas camisas, calças e roupas íntimas possuem seu local específico para serem guardados, podendo também estas peças ser organizadas por cores e modelos.

Geralmente até as empresas menos criteriosas organizam seus arquivos físicos e eletrônicos por clientes. Este modelo é o mais eficiente para qualquer empresa, pois ao realizar algum atendimento ou trabalho específico todas as informações de um determinado cliente estarão localizadas em apenas um local. Sendo assim, manter arquivos físicos, redes e servidores bem organizados facilitará o dia-a-dia e evitará conflito de informações.

A organização por meios eletrônicos, ou seja, as redes, servidores e nuvens são uma forma mais prática de organizar e ter melhor acesso a arquivos e informações.

Ao criar pastas com o nome de cada cliente, dentro destas é ideal criar outras pastas relacionadas a cada assunto. Como o modelo a seguir, por exemplo:

12

Pasta do Cliente:

Os arquivos eletrônicos serão localizados com mais facilidade quando estes possuir o nome do documento ou dado a que se refere, podendo também ter a sua data ou versão de referência.

Exemplo:

Já os arquivos físicos e armários podem também ser organizados por clientes, desde que não haja muitos documentos para esta padronização, senão o armário ficará sobrecarregado. Quando a quantidade de clientes for menor, as pastas ficarão organizadas melhor por assuntos e o documento referente a cada cliente dentro destas.