Projetos problemáticos: Diagnóstico, recuperação e encerramento

De Valmir A. de Almeida

Introduzir medidas de recuperação ou encerramento em contextos com projetos que apresentam falhas na geração e entrega de valor geralmente é algo muito desafiante, seja a gestão preditiva, ágil ou híbrida: as falhas são multifatoriais, apresentam comportamento dinâmico, são custosas, ocorrem em ambientes organizacionais complexos. Somam-se a esse cenário situações de conflitos, frustrações e inseguranças das partes interessadas. Por isso este livro aborda os seguintes temas: 1. BASES E ENTENDIMENTOS COMUNS: nessa parte revisamos definições importantes para o estudo de falhas e crises em projetos com ou sem fins lucrativos, em alinhamento com o PMBOK 7.ª edição e com as normas ABNT NBR ISO 16337 e 21500. 2. COMPLEXIDADES, INCERTEZAS E MULTIDIMENSIONALIDADES: analisamos como as complexidades atuam como fonte de incertezas, que por fim atuam como fontes crescentes de ameaças e falhas. 3. IDENTIFICAÇÃO DE VARIÁVEIS E PADRÕES RELACIONADOS COM FALHAS EM PROJETOS: destacamos a necessidade de um correto diagnóstico das causas prováveis de problemas em projetos. Damos especial ênfase no uso de técnicas de Data Science, IA e análise de sistema dinâmicos para aumentar a precisão nos diagnósticos e previsão de falhas. 4. RESPOSTAS ÀS SITUAÇÕES DE FALHAS E CRISES EM PROJETOS: nesses capítulos indicamos a necessidade de incluir no corpo de conhecimento de gestão de projeto práticas e processos voltados para análise da viabilidade de recuperação, tratamento de crises e o encerramento antecipado quando as chances de geração de benefícios mostram-se cada vez menores ou inviáveis. 5. COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL E LIDERANÇA EM PROJETOS PROBLEMÁTICOS OU CRÍTICOS: nele abordamos como as falhas e crises em contextos com projetos afetam o clima organizacional e por que determinadas competências são especialmente desafiadas. 6. No final do livro é apresentado um catálogo com os principais modos de falhas observados em contextos com projetos. Este livro foi desenvolvido para gestores de portfólio, programas e projetos, auditores de projetos, agile practioners (scrum masters, product owners, ACPs) e pesquisadores que necessitem melhorar o processo de diagnóstico e introduzir de modo estruturado medidas e recuperação ou encerramento de projetos críticos, independentemente do tipo de abordagem de gestão.

• Idioma: Português
• Editora: Editora Appris
• Data de lançamento: 14 de dez. de 2023
• ISBN: 9786525049830

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Sumário

CAPA

1

INTRODUÇÃO

1.1 Por que estudar os problemas e formas de recuperação de projetos?

1.2 Organização do livro

1.3 Alinhamento de expectativas

PARTE 1

BASES E ENTENDIMENTOS COMUNS

2

ALINHAMENTOS CONCEITUAIS E REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

2.1 Definições amplamente aceitas

2.2 Ambiente com Projetos

2.3 Produtos

2.4 Valor de negócio: benefícios e efetividade

2.5 Critérios de aceitação do projeto

2.6 Projetos de sucesso, projetos fracassados e recuperáveis

2.7 Complexidades em projetos

2.8 Problemas e projetos problemáticos

2.9 Falhas e modos de falhas

2.10 Crises e gerenciamento de crises

2.11 Recuperação de contextos com projetos

2.12 Encerramento antecipado de projetos problemáticos

2.13 Liderança

2.14 Sistemas dinâmicos complexos

2.15 Relações de causalidade

PARTE 2

COMPLEXIDADES, INCERTEZAS E MULTIDIMENSIONALIDADES

3

INCERTEZAS, COMPLEXIDADES E PROJETOS PROBLEMÁTICOS

3.1 Origens das falhas e crises em programas e projetos

3.2 Complexidades relacionadas com o ambiente externo

3.3 Complexidades relacionadas com o ambiente interno – comportamento organizacional

3.4 Complexidades intrínsecas às características dos projetos

3.5 Complexidades relacionadas com a racionalidade dos agentes

3.6 Erros no exercício da liderança

3.7 Origens multifatoriais das complexidades

4

A GESTÃO DOS RISCOS E REDUÇÃO DE INCERTEZAS

4.1 Gestão dos riscos – enfrentando as complexidades

4.2 A gestão dos riscos e continuidade de negócios conforme as normas do sistema ISO

4.3 Padrões e práticas relacionadas com a gestão dos riscos conforme o PMI

4.4 O framework M_o_R®

4.5 Riscos em projetos que aplicam práticas ágeis

4.6 Minimizando as restrições: o tratamento de ameaças no Método Corrente Crítica

4.7 Efeitos de falhas na gestão de riscos e seus impactos nos projetos

PARTE 3

IDENTIFICAÇÃO DE VARIAVEIS E PADRÕES RELACIONADOS COM FALHAS

5

IDENTIFICANDO AS ORIGENS DE FALHAS E PROBLEMAS

5.1 Diagnosticando problemas em projetos

6

PESQUISAS QUALITATIVAS APLICADAS A projetos

6.1 Identificando variáveis de interesse: métodos qualitativos

6.2 Auditoria em projetos e aplicação da NBR 16277 (2017)

6.3 Outros métodos qualitativos para identificação de causas de problemas nos contextos de projetos

6.4 Considerações quanto às técnicas qualitativas na detecção e classificação de problemas em projetos

7

ANÁLISES QUANTITATIVAS APLICADAS NA IDENTIFICAÇAO DE VARIÁVEIS E GERAÇÃO DE HIPóTESES

7.1 Identificando variáveis de interesse: métodos quantitativos

7.2 Cuidados metodológicos e considerações sobre a qualidade dos dados

7.3 OKRs, métricas, indicadores e KPIs como termômetros de falhas

7.4 Medidas quantitativas tradicionais para determinação de padrões de falhas em projetos

7.5 Métricas em projetos ágeis/iterativos

7.6 Critérios de avaliação de recuperabilidade de projetos

7.7 Data Science I – Sistemas CBR / Raciocínio Baseado em Casos

7.8 Data Science II – Análise Exploratória de Dados

7.9 Data Science III – Inferência Estatística e Bayesiana

7.10 Considerações quanto às técnicas quantitativas de detecção e classificação de problemas

8

PENSAMENTO SISTÊMICO E ANÁLISE DE SISTEMAS DinÂMicos

8.1 Projetos como sistemas dinâmicos complexos e adaptativos

8.2 Utilizando técnicas de análise da dinâmica de sistemas para previsão e diagnóstico de fontes de falhas

8.3 Aspectos essenciais em sistemas dinâmicos: limites, fontes, ciclos de feedback, estoques, delays

8.4 Construção de modelos de sistemas e simulações para avaliação de contextos com projetos

8.5 DLC – Diagrama de Looping Causal: pressões sobre o gerente de projetos

8.6 DFE – Diagrama de Fluxo Estoque: modelando o efeito de débitos técnicos num backlog ágil

8.7 Efeito chicote / bullwip em programas

8.8 Design Structure Matrix para análise de Diagramas de Fluxos Causais complexos

8.9 Considerações quanto ao uso de sistemas dinâmicos

PARTE 4

RESPOSTAS ÀS SITUAÇÕES DE FALHAS E CRISES EM PROJETOS

9

RECUPERAÇÃO OU ENCERRAMENTO DE PROJETOS PROBLEMÁTICOS – PROCESSOS E ETAPAS

9.1 Considerações quanto à atividade de recuperar ou encerrar projetos problemáticos ou críticos

9.2 Entendimento do contexto atual

9.3 Modelos, métodos e artefatos

9.4 Decidindo pela recuperação ou encerramento

9.5 Recuperando projetos problemáticos

9.5.1 Planejamento e divulgação das medidas de recuperação

9.5.2 Implementação das medidas de recuperação

9.5.3 Monitorar progresso da recuperação

9.5.4 Avaliação da eficácia da recuperação

9.6 Encerrando programas e projetos problemáticos

10

GESTÃO DE CRISES EM PROJETOS – MODELOS E PROCESSOS

10.1 Ampliando o entendimento de eventos de crises em projetos

10.2 Modelos de gerenciamento de crises

10.3 Gerenciamento de crises em projetos – sugestões de modelos, métodos e artefatos voltados a contextos com projetos

PARTE 5

COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL E LIDERANÇA EM PROJETOS PROBLEMÁTICOS OU CRíTICOS

11

comportamento organizacional e liderança em projetos problemÁticos

11.1 Projetos problemáticos e comportamento organizacional

11.2 Projetos problemáticos e comportamento organizacional

11.2.1 Frustração

11.2.2 Ansiedade

11.2.3 Resistência a mudanças e comportamento passivo-agressivo

11.2.4 Conflitos

11.2.5 Outros comportamentos que podem ser observados em times de projetos problemÁticos

11.3 Competências necessárias em contextos de projetos problemáticos

11.3.1 Competência complementar: criatividade, solução de problemas e tomada de decisões

11.3.2 Competências em negociação, mediação, arbitragem e gestão de conflitos

11.3.3 Competência complementar: resiliência

11.3.4 Competência complementar: comunicação e comportamento assertivo

11.3.5 Competência complementar: foco

11.3.6 Competência complementar: gestão das partes interessadas – avaliação e entendimento de expectativas

11.3.7 Competência complementar: flexibilidade para adequação do modelo de liderança

11.3.8 Competência complementar: pensamento sistêmico

11.3.9 Competência complementar: automotivação

11.4 Um resumo dos aspectos sociais e de liderança

12

classificaçao de falhas potenciais em contextos com projetos

12.1 Modos de falhas em portfólios

12.2 Modo de falhas em programas

12.3 Modos de falhas relacionadas com os princípios orientadores de gestão de projetos (PMI, 2021)

12.4 Modos de falhas associadas com domínios de desempenho

12.5 Falhas em grupos de processo – Process Groups Practice Guide (PMI, 2023)

12.6 Modos de falhas em projetos ágeis

12.7 Falhas associadas aos tipos de recursos aplicados nos projetos

12.8 Falhas por categorias (clusters de modos de falhas)

13

PERSPECTIVAS FUTURAS

REFERÊNCIAS

SOBRE O AUTOR

SOBRE A OBRA

CONTRACAPA

Projetos problemáticos

diagnóstico, recuperação e encerramento

Editora Appris Ltda.

1.ª Edição - Copyright© 2023 dos autores

Direitos de Edição Reservados à Editora Appris Ltda.

Nenhuma parte desta obra poderá ser utilizada indevidamente, sem estar de acordo com a Lei nº 9.610/98. Se incorreções forem encontradas, serão de exclusiva responsabilidade de seus organizadores. Foi realizado o Depósito Legal na Fundação Biblioteca Nacional, de acordo com as Leis nos 10.994, de 14/12/2004, e 12.192, de 14/01/2010.

Catalogação na Fonte

Elaborado por: Josefina A. S. Guedes

Bibliotecária CRB 9/870

Livro de acordo com a normalização técnica da ABNT

Editora e Livraria Appris Ltda.

Av. Manoel Ribas, 2265 – Mercês

Curitiba/PR – CEP: 80810-002

Tel. (41) 3156 - 4731

www.editoraappris.com.br

Printed in Brazil

Impresso no Brasil

Valmir A. de Almeida

Projetos problemáticos

diagnóstico, recuperação e encerramento

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Para Sara e Geovanna – com amor.

Outra vez o valor futuro afetou o valor presente.

AGRADECIMENTOS

Escrever agradecimentos é uma tarefa terrível, pois tenho medo de ser injusto com inúmeras pessoas que contribuíram para o desenvolvimento das ideias e principalmente atuaram como fontes de motivação, inspiração e exemplo.

A todos os professores – e aí meu medo de ser injusto –, mas este trabalho tem origens com o meu avô materno, que me ensinou a ler, e o Prof. Dr. Ivanir Costa, numa fase bem posterior da minha vida.

Agradecimentos históricos: Sergio Valerio Fellipe (gestor na Pirelli Pneus), que no início da minha carreira me instigava com a frase Dá uma repensada nisso; Antonio Arnoni Neto (gestor na Cofap), que me desafiou aos 26 anos a Pensar como Gerente; Keila Palmieri, Leo Fernandes, J. Moura e Laerte Quintilio (in memoriam), gestores na Totvs/Datasul.

Um salve a esta turma: AC/DC, Beatles, Stones, Led, Pearl Jam, Legião, Midnight Oil, Morrissey & Marr, Rita Baila Comigo Lee, Ben Jor (sua Cinco Minutos deveria ter 3 horas!), Gilberto Gil, Alceu Valença, Lenine, Marvin Inner City Blues Gaye, Aretha Respect Franklin, BB King, Elwood e Jake Blues etc. Esses e muitos outros nomes que fizeram a trilha sonora deste projeto e da minha vida.

Eternos e infinitos agradecimentos ao exemplo de dedicação ao estudo do meu pai; aos conselhos perspicazes de minha mãe; ao apoio da minha mui amada esposa, Sara; e aos desafios propostos pela Geovanna do Papai: vocês não imaginam o quanto ambas apresentaram probabilidade = 1 como causa raiz de muitas das minhas ações e decisões.

Escrevo isto olhando para o Sol na minha janela (você é tudo nesta parte da galáxia!). E acima de tudo ao Generator of Diversity (se eu sou algo indefinível, meu Deus é mais...).

PREFÁCIO

Gerenciar projetos, especialmente aqueles que são problemáticos e críticos, é um desafio constante para gestores de portfólios, programas e projetos que atuam nas áreas de desenvolvimento de sistemas de TI das organizações. As pesquisas mostram que projetos de software conduzidos sem o devido cuidado com a qualidade, bem como com a urgência e agilidade exigidas pelos mercados em constante mudança e cada vez mais globalizados, podem enfrentar dificuldades e falhas impactantes nos negócios das empresas, seja internamente, como junto aos seus consumidores.

Ao longo do tempo normas e guias de boas práticas foram desenvolvidas, as quais se concentram em apresentar princípios, padrões e métodos que fortalecem os projetos e minimizam as chances de insucessos. Todavia, quando essas recomendações e boas práticas não são conhecidas ou são negligenciadas, podem ocorrer falhas e os objetivos estratégicos definidos na organização não são alcançados.

Diante dessa constatação é que o mestre em Engenharia de Computação pelo Instituto de Pesquisas Tecnológicas do Estado de São Paulo (IPT), Valmir Antonio de Almeida, escreveu este livro. Como professor, pesquisador e profissional de mercado, ele desenvolve trabalhos especializados nas áreas de métodos quantitativos aplicados utilizando as mais avançadas técnicas, inclusive com o uso de Data Science e Inteligência Artificial. O autor apresenta uma revisão abrangente dos principais tópicos relacionados a essa questão, incluindo uma análise das principais causas observáveis de falhas em projetos. Apresenta ainda uma avaliação de métodos de diagnóstico de falhas em projetos, desde abordagens qualitativas até o uso de métodos quantitativos que são o estado da arte. Para avanço do conhecimento, propõe modelos, métodos e artefatos que podem apoiar os gestores no enfrentamento de falhas e crises observadas em projetos.

O livro abrange tópicos importantes e fundamentais, como o ambiente com projetos, o valor agregado oferecido pelos produtos desenvolvidos e os benefícios e efetividades geradas pela organização. Também são apresentados outros temas, como os critérios de aceitação do projeto, como recuperar projetos fracassados, falhas e modos de falhas, crises e gerenciamento de crise quando há encerramento antecipado de projetos problemáticos, sistemas dinâmicos complexos, as relações de causalidade, sem esquecer o papel fundamental da liderança dos gestores de projetos (o fator humano) em TI.

O autor desenvolveu esse livro pensando em profissionais que atuam como gestores de portfólio de projetos, programas e projetos, auditores de projetos, desenvolvedores de software e pesquisadores que necessitem melhorar o processo de diagnóstico e introduzir medidas estruturadas para recuperação ou encerramento antecipado de projetos críticos, independentemente do tipo de abordagem de gestão aplicada. Esta obra, na sua essência, oferece insights valiosos e estratégias práticas para aqueles gestores que buscam melhorar o processo de diagnóstico e introduzir medidas estruturadas para recuperação ou encerramento antecipado de projetos críticos, independentemente do tipo de abordagem de gestão aplicada.

Percorrendo-se os capítulos oferecidos no livro, o autor trabalha temas envolvendo crises em projetos que, de alguma forma, afetam o comportamento das pessoas envolvidas, discutindo quais competências são especialmente desafiadas quando os projetos apresentam falhas. Este livro é uma leitura essencial para aqueles que buscam entender melhor como gerenciar projetos problemáticos e críticos e enfrentar os desafios que surgem ao longo do caminho.

Considero que a obra será de suma importância para qualquer profissional de TI que deseja aprimorar suas habilidades em gerenciamento de projetos problemáticos e críticos. Não deixa de ser um recurso valioso para toda a comunidade de TI, oferecendo estratégias práticas e orientações úteis para aprimorar suas habilidades em gerenciamento de projetos.

Boa leitura e bom proveito!

Dr. Ivanir Costa

Pesquisador e professor do Programa de Mestrado e Doutorado em Informática e Gestão do Conhecimento da Uninove – São Paulo, Brasil

APRESENTAÇÃO

Sepultar os mortos, cuidar dos vivos e fechar os portos.

(General Pedro D’Almeida, Marquês de Alorna, após o grande terremoto de Lisboa de 1755)

Como atuar quando um projeto está atrasado, com custos fora dos parâmetros esperados, nos quais os produtos possuem problemas de integração e a sua existência num portfólio é questionada? Uma resposta simples: sepultar os projetos que não conseguirão sobreviver, cuidar das partes do projeto que ainda podem entregar valor e não deixar que outras interferências comprometam os pontos que ainda são viáveis – uma resposta simples para uma situação complexa.

Não estamos sendo complacentes: projetos problemáticos ou críticos podem surgir independentemente do porte e abordagem de gestão, são especialmente difíceis de serem tratados, e geram perguntas tais como: o que ocorreu? Ainda dá para fazer algo? Ainda vale a pena insistir com o projeto? Quais peças precisarão ser movimentas para recuperar ou encerrar?

Geralmente pesquisas acadêmicas, normas e guias de boas práticas concentram-se em apresentar princípios, padrões e métodos que fortalecem os projetos e minimizam as chances de insucessos, todavia, quando essas recomendações não são conhecidas ou são negligenciadas, ocorrem falhas, e objetivos estratégicos não são alcançados. Por isso é que escrevemos este livro. Procuramos estudar os modos de falhas, como diagnosticar suas origens e principalmente como organizar os processos de recuperação ou o encerramento antecipado.

Quando escrevemos este material pensamos no seguinte público:

Escritórios de Programas e Projetos (PMO) ou Escritórios de Entrega de Valor (EEV) que necessitem prover orientações para situações de falhas graves e crises em seus programas e projetos;

Gerentes de programas e projetos (PfMP®, PgMP®, CAPM®, PMP®, PMI-RMP®, PMI-ACP®) e todos aqueles interessados na gestão profissional de portfólio, programas, projetos e riscos, quer adotem