Gerenciamento da realização de benefícios: Criação de valor estratégico para organizações por meio da execução de portfólios, programas e projetos

De Carlos Eduardo Martins Serra

Prefácio de Martin Kunc
"Carlos Serra escolheu o momento certo para propor a mudança de foco de eficiência (custos e prazos) para eficácia (realização de benefícios). Para retomar o crescimento efetivo temos que gerar o máximo de valor de cada centavo que investimos."

Farhad Abdollahyan (professor e consultor)
"A realização de benefícios é a linha que une a execução de projetos e a estratégia de negócios; em última instância, é o que justifica os investimentos corporativos em projetos e programas. A obra de Carlos lança uma luz sobre esse tema e é leitura obrigatória para gerentes de projetos e programas que aspiram a um amadurecimento em suas carreiras."

André Arrivabene (profissional em gestão de projetos, programas, portfólios e estratégia)
Esta série traz uma coletânea de livros com o objetivo de passar uma visão de conceitos, fundamentos e aplicação prática dos "três Ps" (e afins) que ajude na ESTRATÉGIA das organizações (em qualquer segmento). São obras voltadas para qualquer tipo de profissional, do nível técnico ao executivo, estudantes de cursos de pós-graduação e MBAs e pesquisadores sobre o assunto. Serão abordados temas como governança em projetos, governança corporativa, gestão de programas e portfólio, estratégia empresarial, escritório de projetos (estratégico) e gestão do conhecimento, que, juntos e de forma estruturada, transformam o modelo de gestão organizacional e a forma de fazer negócio das empresas, acompanhando e respondendo ao dinamismo do mercado atual.

Carlos Augusto Freitas
Coordenador da série Estratégia em Projetos, Programas e Portfólio
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O gerenciamento da realização de benefícios desenvolve os sistemas e métodos necessários para alinhar os objetivos de cada projeto aos objetivos da organização. De maneira prática e dinâmica, reúne todos os passos necessários para transformar os resultados gerados pelos projetos em benefícios para a empresa.
Nos últimos anos, empresas e instituições vêm aplicando e estudando essas práticas de forma crescente. Alguns países como o Reino Unido e os Estados Unidos saem na frente e outros ainda estão dando seus primeiros passos, como, por exemplo, o Canadá, onde eu trabalho, e até mesmo o Brasil. Mas tudo indica que esse tema deve ser um dos principais focos do gerenciamento de projetos nos próximos anos.
Este livro vai além da teoria do gerenciamento da realização de benefícios e apresenta um estudo de caso detalhado baseado em exemplos reais de empresas que atuam no mercado. Mostra as técnicas e ferramentas que foram utilizadas com sucesso para gerar valores para empresas, além dos modelos utilizados.
Destinado aos atuais e futuros gestores, este livro apresenta todos os passos desde o planejamento até a realização dos benefícios, quando os valores são gerados para a empresa.

• Idioma: Português
• Editora: BRASPORT
• Data de lançamento: 21 de mar. de 2018
• ISBN: 9788574528755

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Traduzido e adaptado do livro Benefits Realization Management: strategic value from portfolios, programmes and projects(CRC Press, 2016) por Henrique Castro Brumano Ferreira.

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Dedicatória

A Deus, minha família e meus amigos, que estão sempre ao meu lado quando eu preciso.

Agradecimentos

Em primeiro lugar, agradeço ao Carlos Augusto Freitas, ao Henrique Castro e à Brasport por tornarem esse projeto realidade. Agradeço ao Doutor Martin Kunc e à Universidade de Warwick, no Reino Unido, por terem sido fundamentais na minha formação como mestre, pesquisador e autor. Agradeço também a Ginger Levin, John Wyzalek, Peter Glynne, Nick Wensley, Paulo de Buzin, Richard Breese, Steve Jenner, John Thorp, Ben Ganney, Sarah Harries, David Waller e Claire Dellar, que de diferentes formas me ajudaram nessa jornada.

Sobre o Autor

Carlos Serra trabalha no gerenciamento de projetos desde 1999 em vários setores de mercado, países e em diferentes funções para empresas como Exxon Mobil, Petrobras e Gazprom implementando e liderando escritórios de gerenciamento de projetos, programas e portfólios (PMOs), equipes de gerentes de projetos e gerenciando projetos e programas. Ele criou, implementou e melhorou os processos de gerenciamento de projetos, programas e portfólio de muitas organizações.

Iniciou sua carreira no Brasil, mas desde 2011 vive e trabalha no Reino Unido, onde vem atuando nos setores de consultoria, óleo e gás, energia, tecnologia da informação e industrial.

Pelo lado acadêmico, é palestrante e professor internacional que atua em programas de MBA, conferências e cursos de treinamento, incluindo ser professor convidado de cursos de mestrado e de MBA da Warwick Manufacturing Group e da Warwick Business School, ambos no Reino Unido. Escreveu artigos, ganhou prêmios acadêmicos e profissionais e trabalhou como revisor especialista na área de governança e melhores práticas de gestão de projetos para o International Journal of Project Management. Seu livro Benefits Realization Management: strategic value from portfolios, programs, and projects foi lançado em setembro de 2016 pela CRC Press como parte da série Best Practices and Advances in Program Management da qual a editora-chefe é a Dra. Ginger Levin, PMP, PgMP, OPM3.

É certificado PMP (PMI), APMP (APM) e PRINCE2® Practitioner, Mestre em gerenciamento de programas e projetos (University of Warwick) e bacharel em engenharia de produção (Cefet-RJ).

Prefácio

O livro Gerenciamento da Realização de Benefícios é um trabalho atemporal para gerentes de projetos que acreditam que sua tarefa está além de ge­renciar custo e tempo. Os projetos precisam gerar valor para a empresa e não custos. Portanto, é importante mudar os modelos mentais de uma perspectiva de controlar custos para uma nova perspectiva de gerar valor. O projeto deve pagar seus custos pelo valor que cria para a empresa.

Gerenciar a realização de benefícios não é uma tarefa simples. Requer conhe­cimento sobre estratégia, envolvimento com as partes interessadas e com­preensão dos princípios dos negócios. A realização de benefícios envolve o gerenciamento da complexidade dinâmica existente entre o projeto e os seus impactos na organização, além do produto ou serviço simples criado através do projeto.

Portanto, este livro é um trabalho oportuno para gerentes de projetos que de­sejam progredir na organização, contribuindo para criar valor e não se con­centrando apenas nos custos gerados pelo projeto.

Martin Kunc, Ph.D.

Professor associado em Ciências da Gestão na Warwick Business School ­(Coventry, Reino Unido), que é uma das escolas de negócios mais prestigiadas e seletivas do mundo. Possui doutorado em Ciência da Decisão pela London Business School. Seus interesses de pesquisa estão na área de planejamento estratégico, modelagem de sistemas e tomada de decisão gerencial. Publicou mais de 25 artigos em diversos periódicos, como Strategic Management Journal e Management Decision. Realizou projetos de consultoria em diversos setores em questões de gerenciamento estratégico.

Sumário

Introdução

1. Altas taxas de fracasso em projetos

2. O sucesso do negócio depende do sucesso do projeto

3. A governança de projetos permite o sucesso estratégico

4. O gerenciamento da realização de benefícios para o sucesso

Capítulo 1. Conceitos e Definições

1.1. Aumentando a eficácia na execução da estratégia

1.1.1. Gestão por objetivos: determinando os alvos

1.1.2. Gestão da Qualidade Total (GQT) e gerenciamento Hoshin: o comprometimento da organização com a estratégia de entregas

1.1.3. Balanced Scorecard (BSC): medidas que orientam a performance

1.1.4. O gerenciamento de projetos: um caminho estruturado para implementar a estratégia do negócio

1.1.5. Gerenciamento de programas: implementando a estratégia do negócio de maneira coordenada

1.1.6. Gerenciamento de portfólio: entregando aquilo de que o negócio precisa

1.1.7. Gerenciamento da realização de benefícios: preenchendo a lacuna de valor

1.1.8. Execução da estratégia: um aglomerado de técnicas e processos

1.2. Execução estratégica: uma jornada desde a estratégia do negócio até a estratégia do projeto

1.2.1. O que é a estratégia do negócio?

1.2.2. Do foco na estratégia do gerenciamento do projeto para o foco na estratégia do projeto: uma evolução necessária

1.2.3. Estratégias diferentes, metas finais iguais

Capítulo 2. Case

2.1. Desenvolvendo o ambiente para a realização de benefícios

2.1.1. Perfil da organização

2.1.2. Planejamento para melhorar a maturidade no gerenciamento da realização de benefícios

2.1.3. Desenvolvimento do padrão corporativo de gerenciamento de benefícios

2.1.4. Desenvolvimento da estratégia corporativa de realização de benefícios

2.2. Planejamento de benefícios corporativos

2.2.1. Conclusão da estratégia corporativa de realização de benefícios

2.2.2. Composição do portfólio de projetos

2.2.3. Criação do perfil do benefício

2.3. Realização de benefícios corporativos

2.3.1. Desenvolvimento da estratégia de realização do benefício

2.3.2. Realização dos benefícios

2.3.3. Transferência do benefício à operação

2.4. Revisão e avaliação de benefícios no nível organizacional

2.4.1. Controle da realização de benefícios

2.4.2. Verificação da saúde da realização de benefícios

Capítulo 3. Práticas

3.1. Desenvolvendo o ambiente para a realização de benefícios

3.1.1. Desenvolvimento e alinhamento estratégico

3.1.2. Criação ou melhoria do ambiente corporativo para o gerenciamento efetivo da realização de benefícios

3.2. Planejamento dos benefícios

3.2.1. A tradução das orientações da estratégia do negócio em forma de benefícios esperados

3.2.2. Composição do portfólio de projetos para realizar os benefícios desejados

3.3. Realização dos benefícios

3.3.1. Planejamento da realização de benefícios

3.3.2. Permitindo a realização dos benefícios estratégicos

3.3.3. Fazendo os benefícios acontecerem

3.4. Revisão e avaliação dos benefícios

3.4.1. Mantendo programas e projetos no caminho certo

3.4.2. Revisão e avaliação dos benefícios

Apêndice A. Estudo de Caso: Exemplos Trabalhados

A.1. Gerenciamento de realização de benefícios corporativos da ProjectEng: estratégia de melhoramento de maturidade

A.2. Estratégia Corporativa de Realização de Benefícios da ProjectEng, partes 1 e 2

A.3. Perfil do benefício da ProjectEng

A.4. Estratégia de realização de benefícios do programa da ProjectEng

A.5. Formulário de transferência de benefícios da ProjectEng

A.6. Folha de controle de realização de benefícios no nível de projeto da ProjectEng

A.7. Revisão de saúde da realização de benefícios da ProjectEng

Referências

Introdução

Organizações alcançam o sucesso no gerenciamento de suas mudanças estratégicas usando o gerenciamento de projetos, programas e portfólios como um conjunto de processos e ferramentas amplamente reconhecido para utilização no gerenciamento dessas mudanças. Porém, projetos ainda fracassam em grande escala. Ao mesmo tempo, sugere-se que organizações não gerenciam seus projetos como deveriam para garantir que seus objetivos estratégicos sejam alcançados. Este livro apresenta o gerenciamento da realização de benefícios* como um conjunto de práticas que aumentam as taxas de sucesso de projetos pela perspectiva estratégica (SERRA; KUNC, 2015). Essas práticas auxiliam organizações a priorizar os investimentos necessários à execução da estratégia do negócio e também apoiam a eficácia na entrega de produtos de projetos e programas com foco na criação de valor estratégico para o negócio. Elas também garantem o alcance dos benefícios esperados mesmo depois do término do ciclo de vida do programa e do projeto, o que ocorre durante o dia a dia da operação do negócio.

O texto a seguir apresenta como que as altas taxas de fracassos de projetos são atualmente um desafio para o sucesso dos negócios. Então, ele introduz o gerenciamento da realização de benefícios como um conjunto de processos que é essencial para garantir a eficácia da governança, o sucesso dos projetos, a realização dos benefícios e, consequentemente, o sucesso do negócio.

1. Altas taxas de fracasso em projetos

Diversas pesquisas realizadas nos últimos vinte anos sugerem que entre 60% e 80% de todos os fracassos de organizações na execução de suas estratégias de negócios ocorreram por causa do fracasso na entrega dos resultados que eram esperados dos seus processos de mudança (KAPLAN; NORTON, 2008). Isso significa que o fracasso de projetos conduz ao fracasso na execução das estratégias de negócio. Uma visão geral da perspectiva do mercado quanto ao sucesso em projetos é ilustrada na Tabela 0-1, na qual são apresentados dados relevantes de uma série de pesquisas realizadas entre 2008 e 2015.

Os resultados indicam um alto nível de fracasso em projetos. Além da maioria dos dados indicar claramente uma alta incidência de fracasso de projetos, estes consequentemente também apresentam uma grande perda financeira, que pode variar de acordo com o setor, mercado e relatório. No entanto, é importante mencionar que algumas fontes das taxas de fracassos que estão disponíveis para consulta hoje em dia podem ter sua confiabilidade questionada. Por exemplo, o relatório publicado anualmente pelo Standish Group apresenta altas taxas de fracasso que podem ser consideradas exageradas (ALTER, 2006; EMAM; KORU, 2008; EVELEENS; VERHOEF, 2010; GLASS, 2006). Todavia, embora existam variações nos resultados apresentados e algumas fontes possam ter a sua confiabilidade questionada, o cenário analisado revela uma clara insatisfação com o sucesso de projetos e também expõe uma clara necessidade de melhorar as taxas de sucesso de projetos.

Tabela 0-1: Relatórios de fracassos em projetos

2. O sucesso do negócio depende do sucesso do projeto

O atual