Gerenciamento de portfólios, programas e projetos nas organizações

De José Ricardo Miglioli e Darci Prado

O objetivo deste livro é apresentar o estado da arte das ciências Gerenciamento de Portfólios, Gerenciamento de Programas e Gerenciamento de Projetos, e seu uso nas organizações. Mostra como este conjunto se liga ao Planejamento Estratégico e apresenta uma plataforma para o Gerenciamento de Portfólio e outra para o Gerenciamento de Projetos. Exibe também como implementar estas plataformas.

• Idioma: Português
• Editora: Falconi Editora
• Data de lançamento: 2 de fev. de 2016
• ISBN: 9788555560118

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Ficha Catalográfica

P896g        PRADO, Darci

Gerenciamento de portfólios, programas e projetos nas organizações / Darci Prado, José Ricardo Miglioli. – 6 ed. – Nova Lima: FALCONI Editora, 2016.

219 p.: il. – (Série Gerenciamento de projetos, vol. 1)

ISBN: 978-85-5556-011-8

1. Gerenciamento de projetos – Administração. 2. I. Miglioli, José Ricardo. II. Título.

CDD: 658.4032

Capa: África São Paulo Publicidade Ltda.

Editoração eletrônica: Jeferson Teixeira Soares

Revisão do texto: Dila Bragança de Mendonça

Produção de ePub: Cumbuca Studio

Prado-MEPCP, Prado-MEGP, Prado-SISGEP e Prado-MMGP

são marcas proprietárias de DP Informática Ltda.

Copyright © 1998-2016 by DARCI SANTOS DO PRADO

Direitos comerciais desta edição: FALCONI Editora

Printed in Brazil – Impresso no Brasil

Este livro é dedicado a

Cláudio Moura

Donaldo de Sousa Dias

Luiz Felipe Ormondes

Fernando Giorno

Frank Smith

Paulo Tarcísio Deschamps Pires

Renato de Oliveira Lins

Rogério Gomes de Andrade

A eles devo o ingresso e o aperfeiçoamento

nesta área, quando trabalhávamos na IBM.

Darci Prado

Sumário

Apresentação

Prefácio dos autores

1 Introdução

1.1 Sobrevivência e crescimento das organizações

1.2 Gerenciamento de projetos e metas

1.3 Benefícios comprovados

1.4 Portfólios, programas e projetos

1.5 Conteúdo deste livro: conceitos e plataformas

2 Tipos de organização

2.1 O trabalho do dia a dia

2.2 Processos finalísticos e de suporte

2.3 Tipos de organização

3 Onde estão os projetos?

3.1 O ciclo de gestão estratégica e operacional

3.2 O planejamento estratégico

3.3 Organizações orientadas a projetos

3.4 Setores orientados a projetos

3.5 Projetos corporativos

3.6 Governo

3.7 Onde estão as carteiras de projetos? – Conclusões

3.8 Resumo

Parte A – Planejamento estratégico

4 A formulação estratégica

4.1 Documentos do planejamento estratégico

4.2 O plano estratégico anual ou plano operacional (PO)

4.3 Componentes do planejamento estratégico

4.4 Conduzindo uma formulação estratégica ampla

4.5 Formulação estratégica simplificada

4.6 Estratégias emergentes

4.7 Revisões extraordinárias

5 Alinhamento estratégico

5.1 A escolha dos programas / projetos

5.2 O mapa estratégico

6 Origem das metas corporativas

6.1 Os stakeholders (partes envolvidas)

Parte B – Uma plataforma para gerenciamento de portfólios

7 Gerenciamento de portfólio

7.1 Identificação dos portfólios

7.2 Gerenciamento de portfólios – Acompanhamento

8 Uma plataforma para gerenciamento de portfólios

8.1 O macrofluxo de processos

8.2 Identificação das áreas envolvidas

8.3 Estrutura organizacional

8.4 Metodologia

8.5 Informatização

8.6 Competências

Parte C – Gerenciamento de programas

9 Gerenciamento de programas

9.1 Entendendo o conceito

9.2 Processos para gerenciamento de programas

9.3 Processos para gerenciamento de não projetos

9.4 Resumo comparativo

Parte D.1 – Uma plataforma para gerenciamento de projetos

10 O modelo

11 Categorias de projetos

11.1 O modelo de Archibald

11.2 Diferenciando pelo tamanho

11.3 Diferenciando pela importância

12 A plataforma

13 Metodologia

13.1 O que é uma metodologia?

13.2 A metodologia MEPCP

13.3 Documentação

14 Aspectos organizacionais

14.1 Estruturas organizacionais mais usadas

14.2 O escritório de projetos

14.3 Comitês

14.4 O gerente do projeto

14.5 Padrinho (Sponsor)

14.6 Equipe do projeto

14.7 Documentação

15 Informatização

15.1 A rede de informática

15.2 Pacotes

15.3 Desenvolvendo um SGP

15.4 Documentação

16 Competências

16.1 O modelo IPMA

16.2 O modelo do PMI

16.3 O plano de capacitação

17 Alinhamento estratégico dos projetos às estratégias

Parte D.2 – Implementando a plataforma para gerenciamento de projetos

18 Fatores críticos de sucesso

18.1 A busca do sucesso

18.2 Fatores críticos de sucesso

19 A implementação

19.1 A importância do tema maturidade

19.2 O modelo de maturidade Prado (MMGP)

19.3 O diagnóstico

19.4 Escolha da estratégia para o crescimento

19.5 O plano de crescimento: planejamento e execução

20 Documentação

20.1 Padronização

20.2 Mapeamento de processos

20.3 Quem elabora

Bibliografia

Apêndice A

Apêndice B

Apresentação

Durante décadas o Brasil dissociou os conceitos gerenciais da gestão propriamente dita. Os acadêmicos se bastavam em suas próprias pesquisas, eventualmente até ignorando a realidade concreta das empresas. Os gestores, por sua vez, confiavam em um comando formado tão somente por boas doses de intuição e carisma. Uma seara não andava ao lado da outra como se fossem mundos apartados e inconciliáveis. O conhecimento científico rejeitava o empirismo, e vice-versa. Eis que tanto no setor público quanto no privado surgiram organizações muitas vezes sem método, sem meta e sem foco. Sem meritocracia. Só que acabaram perecendo, especialmente com o advento da abertura econômica.

Mas essa antítese artificial entre teoria e prática foi sendo quebrada por pessoas como nosso consultor Darci Prado, bem como por obras como as que compõem a série Gerência de projetos. Este primeiro livro – Gerenciamento de portfólios, programas e projetos nas empresas – mostra que, para a satisfação de quem lida com a área, a gestão não deixou de ser arte. Predicados pessoais contam – e muito. Porém, os atributos individuais de um gestor não resistem, principalmente num mercado tão complexo, se não estiverem acompanhados por um gerenciamento criterioso de projetos e metas, por meio do investimento em conhecimento e, se necessário, antecedidos por mudanças culturais no perfil das empresas.

Darci conhece o que escreve. E escreve o que conhece. Como executivo de grandes empresas, viveu o mundo da gestão. Com uma experiência de mais de 40 anos lecionando disciplinas sobre o tema, fez densa carreira acadêmica. Na FALCONI, treinou centenas de pessoas e deu consultoria a inúmeras organizações. Seja em governos, seja em empresas, consagrou seu nome como grande especialista na área.

A FALCONI se orgulha em difundir essa mentalidade entre seus parceiros e pelo Brasil afora. E outro sentimento não poderia ter uma instituição cujo fundador é a maior referência em gestão no País. O professor Falconi transformou-se num verdadeiro missionário das boas práticas gerenciais – ou um guru como muitos o identificam. E continua ao nosso lado não apenas como consultor e fundador, senão também como grande inspirador e orientador técnico. Graças a líderes como ele e ao acúmulo de conhecimento e experiências como o do professor Darci, hoje vivemos em outro momento – muito mais desafiador para a nação e para cada um de nós. Mais moderno e ousado.

Nós acreditamos que empresas e governos eficientes constroem efetivamente uma sociedade melhor e mais justa. A partir dessa crença, temos a missão de contribuir, através da introdução do método de gestão, para o aprimoramento da capacidade gerencial. A obra de Darci Prado, tecnicamente substanciosa e textualmente agradável, agora relançada, é ferramenta relevante para avançarmos nessa direção.

Boa leitura!

Mateus Affonso Bandeira

Presidente Executivo da FALCONI Consultores de Resultado

Prefácio dos autores

No século XX, o sucesso foi obtido pelas empresas que possuíam os melhores sistemas de marketing aliados a eficientes sistemas de produção, logística, administração, finanças e RH, e tinham sobre esses mesmos sistemas um forte controle das operações rotineiras. Nos últimos anos do século XX e no início do século XXI, a sobrevivência e o progresso das empresas passaram a depender também de sua capacidade de identificar e executar as melhores mudanças. Compete ao planejamento estratégico e às lideranças das organizações identificar e selecionar as melhores estratégias e ao gerenciamento de projetos ser o agente executor das mudanças. Cada mudança é um projeto.

O assunto gerenciamento de projetos tornou-se ciência a partir da década de 1960 e sempre foi visto como importante e estratégico. Inicialmente seus principais usuários eram empresas de construção e montagem. A expansão para outros ramos de atividades foi acontecendo paulatinamente, e hoje é empregado por todos os tipos de empresas particulares e governamentais. A partir da década de 1990, essa modalidade gerencial vem sendo vista como crítica para a sobrevivência e o progresso das organizações. Está havendo um movimento intenso nas organizações para melhor utilizarem suas técnicas e métodos. Treinamentos e programas de certificações tanto de profissionais como de organizações estão na ordem do dia. A questão atual para muitas empresas é como implantar ou aperfeiçoar o processo de gerenciamento de seus projetos, de uma forma segura, confiável e sustentável.

O objetivo deste livro é apresentar o estado da arte do gerenciamento de projetos nas organizações e introduzir uma plataforma para sua implementação, assim como para programas e portfólios. A plataforma deve ser implantada de forma integrada com os outros dois grandes grupos de processos existentes em toda organização, quais sejam o gerenciamento das operações rotineiras e o planejamento estratégico. Espera-se que o leitor já possua conceitos introdutórios no tema. O livro é o resultado da nossa vivência com o assunto desde 1972.

Darci Prado

José Ricardo Miglioli

Belo Horizonte (MG)

1ª edição: abril de 2000

6ª edição: julho de 2016

Capítulo 1

Introdução

1 Introdução

Nos tempos atuais o mercado consumidor exige continuamente produtos e serviços de melhor qualidade e menor custo, o que ocasiona uma verdadeira maratona entre as empresas para conquistar o cliente. Em um mercado globalizado, com dezenas de ofertas para cada tipo de produto, é o cliente que dita o sucesso das empresas. Isso tem levado as organizações a viver em permanente estado de mudança, seja lançando um novo produto ou melhorando o atual, seja efetuando uma ampliação ou modificação na linha de produção, seja efetuando mudanças administrativas, reestruturações, construção de novas fábricas, etc. Todas as mudanças visam tornar a empresa mais competitiva. Uma das consequências dessa disputa entre as empresas pode ser constatada pelo fato de que atualmente 40% dos produtos disponíveis no mercado foram lançados nos últimos dois anos ou então o ciclo de vida médio de um produto de sucesso é de seis anos. Cada mudança é um empreendimento ou projeto, ou seja, um esforço temporário (possui data de início e de término) que tem por finalidade criar um produto, um serviço ou um resultado com características peculiares que o diferenciam de outros que eventualmente já tenham sido criados.

1.1 Sobrevivência e crescimento das organizações

Em sua luta pela sobrevivência e crescimento, as organizações focam sua atenção tanto no ano corrente como nos anos seguintes, de modo a atender os principais envolvidos com a organização, tais como acionistas, funcionários, etc.

Garantindo os resultados o ano corrente

As ações do ano corrente implicam manter a operação eficiente de modo a atingir os indicadores de resultados previstos. De uma maneira genérica, esses indicadores estão relacionados com aumento de produção, de produtividade, redução de custos, aumento de lucro, participação no mercado, etc. Alguns exemplos incluem lucro líquido, EBTIDA, EVA, Market Share, custo por tonelada produzida, etc. Para tal necessita-se de eficientes sistemas de administração, finanças, RH, produção e logística, além de um forte