Gerenciamento de Projetos de Mapeamento e Redesenho de Processos: Uma adaptação da metodologia Basic Methodware

De Carlos Magno da Silva Xavier, Luiz Fernando da Silva Xavier, Alessandra Collares Xavier e Roberto Pinheiro da Rocha Paranhos

• Metodologia alinhada com o PMBOK® Guide
• Uma versão prática e simplificada de como iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos
• Ideal para estudantes e gerentes de projetos de pequeno e médio porte
• Contém guias de como utilizar a metodologia nos softwares MS-Project e Net Project
• Utilização do modelo Canvas para a concepção do projeto

As reestruturações e implantações de processos nas organizações devem ser tratadas como projetos. Os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos não estão atendendo às expectativas dos clientes, conforme resultado da pesquisa PMSURVEY.ORG, que comprova que os problemas mais comuns dos projetos são de comunicação. Devemos, então, abandonar os métodos tradicionais? Na verdade, não. É impensável achar que não precisamos fazer cronogramas, gerenciar riscos ou até mesmo combinar escopo.

O que devemos fazer é utilizar métodos híbridos, ou seja, que combinem artefatos tradicionais de metodologias simples (tais como da metodologia Basic Methodware®) com métodos ágeis (tais como Scrum) e com melhores formas de comunicação e colaboração com os stakeholders (tais como Canvas e Kanban).
Neste livro utilizamos um modelo Canvas para a concepção de projetos de mapeamento e redesenho de processos, em conjunto com a nossa metodologia (de apenas 13 processos), que incorpora uma das ferramentas mais conhecidas de melhoria contínua: o ciclo PDCA (PLAN – DO – CHECK – ACT) da qualidade.
Tivemos a preocupação de estabelecer, no início do livro, um nivelamento básico do conhecimento dos leitores acerca dos conceitos de gerenciamento de projetos. Para que a metodologia pudesse ser mais bem entendida e aplicada, utilizamos dois casos: a reestruturação do processo de matrícula em uma faculdade; e o mapeamento de processos, com a proposição de melhorias operacionais, em uma empresa de projetos de engenharia.

• Idioma: Português
• Editora: BRASPORT
• Data de lançamento: 16 de jan. de 2017
• ISBN: 9788574528250

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Capa: Trama Criações

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O gerenciamento de projetos não é nenhuma novidade no mundo em que vivemos. Grandes obras foram realizadas, excelentes produtos foram desenvolvidos, grandes empresas foram criadas, isso só para citar alguns tipos de projetos que vêm sendo executados ao longo dos tempos. O que diferencia o mundo atual da época em que as pirâmides foram construídas e da época em que Henry Ford desenvolveu o seu primeiro carro é a velocidade em que as mudanças estão ocorrendo. A empresa de hoje tem de ser competitiva sob pena de sucumbir à concorrência. O gerenciamento de projetos é a grande ferramenta para que a empresa seja eficiente e eficaz, transformando os seus objetivos estratégicos em realidade. Dessa forma, ele se coloca como um fator crítico para o sucesso e a sustentabilidade das organizações.

Sabemos que a qualidade está associada à existência de processos estruturados e controlados. Por isso é importante, para que tenhamos qualidade no gerenciamento de projetos, a existência de uma metodologia. Será que isso engessaria ou burocratizaria o desenvolvimento de projetos na empresa? Na verdade, devemos adaptar o gerenciamento à complexidade de cada ­projeto.

Pensando nos projetos é que desenvolvemos este livro, uma abordagem prática e simplificada de como iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar esses projetos. Esperamos que, com a metodologia descrita neste livro, os seus projetos possam ser gerenciados sem a necessidade de engessamento ou burocracia.

Carlos Magno da Silva Xavier (Doutor, PMP)

Luiz Fernando da Silva Xavier (Mestre, PMP)

Alessandra Collares Xavier (MBA, CAPM)

Roberto Pinheiro da Rocha Paranhos (MBA, PMP, CBPP)

Temos presenciado nos últimos anos, inclusive no Brasil, a valorização do gerenciamento de projetos como ferramenta para transformar em realidade os objetivos estratégicos das organizações, agregando valor para o negócio. Com essa valorização, as organizações têm canalizado recursos físicos e financeiros para o desenvolvimento de habilidades de seus colaboradores nessa área. Essas habilidades estão associadas à utilização, entre outras ferramentas, de processos, também chamados de práticas, de gerenciamento de projetos. Quanto maior a conscientização e utilização dessas práticas, maior é a maturidade da organização em gerenciamento de projetos.

Sempre que em uma organização pretendemos implantar um novo processo, existe uma resistência natural à mudança, principalmente pelo sentimento dos envolvidos de que o novo processo irá aumentar a carga de trabalho, engessando e/ou burocratizando o trabalho a ser realizado. Dessa forma, temos de ter o cuidado para que o desenho do novo processo seja não somente aderente às necessidades da organização, mas também desfaça essa imagem ­preconcebida.

Com esse espírito é que surgiu a ideia de lançarmos uma série de livros que apresentasse, de forma simples, prática e objetiva, como o gerenciamento de projetos pode ser feito de forma descomplicada. O primeiro livro da série apresentou a Metodologia Basic Methodware®, que é uma versão simplificada da Methodware®, desenvolvida pela Beware Consultoria e Treinamento (www.beware.com.br) e que vem sendo adaptada a várias organizações desde o seu lançamento em 2004. A Basic Methodware® não é voltada para um tipo de projeto específico. Já foram lançados nesta série: Gerenciamento de Projetos de Inovação, Pesquisa e Desenvolvimento (P&D); Projetos de Infrastrutura de TIC; Gerenciamento de Projetos de Construção Civil; e Gerenciamento de Projetos Esportivos.

Outros livros da série irão abordar, de forma específica, além do gerenciamento de portfólio e programas, o gerenciamento dos seguintes tipos de projetos: desenvolvimento de novos negócios; projetos governamentais; eventos; marketing; energia e outros.

Espero que a série seja útil ao seu trabalho. Peço que envie para mim qualquer comentário que considere útil para a melhoria de nossos livros, assim como sugestões de novos temas.

Sucesso em seus projetos!

Carlos Magno da Silva Xavier (PhD, PMP)

Coordenador da Série Gerenciamento de Projetos sem Complicação

[e-mail]

Carlos Magno da Silva Xavier (D.Sc., PMP) foi eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É Doutor em administração de empresas pela Universidad Nacional de Rosário (Argentina) e Mestre em Sistemas e Computação pelo Instituto Militar de Engenharia (IME). É Capitão-de-Mar-e-Guerra da reserva da Marinha do Brasil, Sócio-Diretor do Grupo Beware e da CMX. Sua experiência profissional, de mais de vinte anos, inclui a consultoria para várias organizações (TIM, Eletronuclear, BR Distribuidora, Eletropaulo, Marinha do Brasil, Iguatemi, Emgepron, SESC-Rio, Petrobras e outras). É autor/coautor de 17 livros, dentre eles Metodologia de Gerenciamento de Projetos: Methodware – publicado pela Brasport e eleito em 2010 o melhor livro brasileiro da década na área de gerenciamento de projetos. É certificado Project Management Professional (PMP®) pelo Project Management Institute (PMI) e professor de MBAs da Fundação Getúlio Vargas desde 2000. A sua tese de doutorado, As Balas de Prata no Gerenciamento de Projetos, recebeu o prêmio de Projeto Acadêmico do Ano de 2014 durante o 9º Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos. Foi Vice-Presidente de Comunicação do PMI-Rio na gestão 2006/2007 e Líder do grupo PMI-Rio no Terceiro Setor de 2003 a 2007.

Contato: [e-mail]

www.beware.com.br

Luiz Fernando da Silva Xavier (M.Sc., PMP) é mestre em Administração de Empresas pela Universidade Federal Fluminense (UFF), certificado como Project Management Professional (PMP®) e Risk Management Professional (RMP®) pelo Project Management Institute (PMI), pós-graduado em Administração com ênfase em Sistemas de Informações Gerenciais pela UFF e especialista em Análise de Sistemas pelo Instituto Brasileiro de Pesquisas em Informática (IBPI). Sua vivência profissional inclui mais de 25 anos de experiência com projetos, consultoria em gestão, além de docência em cursos de graduação desde 1993 e pós-graduação desde 1995. Ministra aulas nos programas de MBA da Fundação Getúlio Vargas (Gestão Empresarial, Finanças, Logística e Projetos) desde 1998. Atualmente é sócio-diretor do Grupo Beware e de outras empresas correlatas. É autor/coautor de oito livros, dentre eles Metodologia de Gerenciamento de Projetos: Methodware – publicado pela Brasport – e eleito em 2010 o melhor livro brasileiro da década na área de gerenciamento de ­projetos.

Contato: [e-mail]

www.beware.com.br

Alessandra Collares Xavier (MBA, CAPM) é Master of Business Administration (MBA) em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas, certificada como Certified Associate in Project Management (CAPM®) pelo Project Management Institute (PMI) e graduada em administração com ênfase em marketing pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). É consultora de gestão na FALCONI Consultores de Resultados, com forte atuação no mapeamento e redesenho de processos de diversos segmentos, como segurança pública, varejo, óleo e gás, ambiental, hospitalar, entre ­outros.

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Roberto Pinheiro da Rocha Paranhos (MBA, PMP, CBPP) é formado em Controladoria Gerencial, com MBA em Gerenciamento de Projetos pela FGV/RJ e certificado PMP® (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute). É voluntário no Grupo Estratégico PMI Educa e Diretor de Operações no Capítulo do PMI no Rio de Janeiro. É Gerente de Processos com certificação CBPP® (Certified Business Process Professional) na ABPMP (Association of Business Process Management Professionals), com especializações em mapeamento e modelagem de processos de negócio pela UFRJ e CRM pela ESPM. É professor de pós-graduação de Gerenciamento de Projetos e Gerenciamento de Processos, assim como de cursos de Produção Editorial e Direito Autoral. Possui vasta experiência em mapeamento e redesenho de processos, com foco na busca de melhorias da operação.

Contato: [e-mail]

Introdução

1. Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos

1.1 Projeto

1.2 Diferenciando Projetos de Processos em uma Organização

1.3 Programa

1.4 Carteira de Projetos (Portfólio)

1.5 Subprojetos

1.6 Gerenciamento de Projetos

1.7 Áreas de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos

1.8 Escritório de Projetos

1.9 Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

1.10 O Gerente do Projeto

1.11 Os Mapas de Processos da Metodologia Basic Methodware®

2. O Gerenciamento de Processos

2.1 Introdução à Teoria de Processos

2.2 Notações e Ferramentas do Mercado

2.2.1 Modelagem de Processos de Negócio

2.2.2 Ferramentas BPM

2.3 Institutos e Certificações do Mercado

2.3.1 PMI (Project Management Institute) – www.pmi.org

2.3.2 IIBA (International Institute of Business Analysis) – www.iiba.org

2.3.3 OMG (Object Management Group) – http://omg.org

2.3.4 ABPMP (Association of Business Process Management Professionals) – www.abpmp.org

2.4 Gerenciamento por Processo

2.5 Escritório de Processos

2.6 Ciclo de Vida de BPM

2.6.1 Planejamento

2.6.2 Mapeamento do Processo Atual (As Is)

2.6.3 Melhoria ou Redesenho do Processo (To Be)

2.6.4 Implantação

2.7 Gestão da Mudança Organizacional

3. Os Processos da Metodologia sem a Etapa de Proposta

Projeto Exemplo

I – Autorizar o Início do Projeto

A Concepção do Projeto com o Project Canvas Methodware

Utilizando a metodologia

P1 – Identificar os Stakeholders (Envolvidos)

Utilizando a metodologia

P2 – Planejar o Escopo e a Qualidade

P2.1 – Definir o Escopo (Para o Cliente)

Utilizando a metodologia

P2.2 – Definir a Estratégia de Condução do Projeto

Utilizando a metodologia

P2.3 – Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

P2.3.1 – Passos para a Elaboração de uma EAP

Utilizando a metodologia

P2.3.2 – Descrição das Entregas (Produtos e Serviços)

Utilizando a metodologia

P2.4 – Planejar a Qualidade

Utilizando a metodologia

P3 – Planejar as Respostas aos Riscos

P3.1 – Identificar os Riscos

P3.2 – Analisar os Riscos

P3.3 – Definir as Respostas aos Riscos

Utilizando a metodologia

P4 – Planejar as Comunicações

Utilizando a metodologia

P5 – Planejar o Tempo e os Recursos

P5.1 – Identificar Atividades e Marcos

Marcos (milestones)

Utilizando a metodologia

P5.2 – Identificar as Dependências entre Entregas, Atividades e Marcos

Tipos de tarefa

Tipos de relacionamento entre as tarefas

Recomendações

Utilizando a metodologia

P5.3 – Levantar os Recursos Necessários e Estimar a Duração das Atividades

P5.4 – Gerar o Cronograma

Utilizando a metodologia

P6 – Planejar as Aquisições

Utilizando a metodologia

P7 – Planejar o Custo

Utilizando a metodologia

P8 – Aprovar o Plano do Projeto

Utilizando a metodologia

D – Gerenciar a Execução do Plano do Projeto

D.1 – Mobilizar a Equipe do Projeto

D.2 – Autorizar a Execução do Trabalho

D.3 – Comunicar-se com os Principais Envolvidos

D.4 – Obter o Aceite dos Produtos e Serviços do Projeto

C – Checar o Trabalho do Projeto

A – Agir para Corrigir Distorções

A.1 – Corrigir as Distorções

A.2 – Controlar as Mudanças

E – Encerrar o Projeto

E.1 – Solicitar ao Cliente o Aceite Final e a Avaliação do Projeto

E.2 – Fechar o Projeto

4. Os Processos da Metodologia com a Etapa de Proposta

Projeto Exemplo

Proposta de Projeto

PP1 – Analisar Demanda

PP2 – Identificar os Envolvidos (Stakeholders)

PP3 – Elaborar o Canvas do Projeto

PP4 – Planejar o Escopo

PP5 – Planejar as Respostas aos Riscos

PP6 – Planejar o Tempo e os Recursos

PP7 – Planejar os Custos

PP8 – Redigir a Proposta

I – Autorizar o Início do Projeto

P1 – Identificar os Stakeholders (Envolvidos)

P2 – Planejar o Escopo e a Qualidade

P2.1 – Definir o Escopo (Para o Cliente)

P2.2 – Definir a Estratégia de Condução do Projeto

P2.3 – Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Descrição das entregas (produtos e serviços)

P2.4 – Planejar a Qualidade

P3 – Planejar as Respostas aos Riscos

P4 – Planejar as Comunicações

P5 – Planejar o Tempo e os Recursos

P5.1 – Identificar as Atividades do Projeto

P5.2 – Identificar as Dependências entre Entregas, Atividades e Marcos

P5.3 – Levantamento dos Recursos Necessários e a Estimativa das Durações das Atividades

P5.4 – Gerar o Cronograma

P6 – Planejar as Aquisições

P7 – Planejar o Custo do Projeto

P8 – Aprovar o Plano do Projeto

D – Gerenciar a Execução do Plano do Projeto

C – Checar o Trabalho do Projeto

C.1 – Acompanhamento da Evolução do Trabalho do Projeto

C.2 – Acompanhamento dos Riscos

A – Agir para Corrigir Distorções

A.1 – Corrigir as Distorções

A.2 – Controlar as Mudanças

E – Encerrar o Projeto

E.1 – Solicitar ao Cliente o Aceite Final e a Avaliação do Projeto

E.2 – Listar as Lições Aprendidas

E.3 – Encerrar o Projeto

Apêndice A. Projeto Exemplode Reestruturação doProcesso de Matrícula

A.1. Plano do Projeto Exemplo: Reestruturação do Processo de Matrícula

A.2. Guia Prático do NetProject 5 Aplicado à Metodologia Basic Methodware® para o Projeto Exemplo de Reestruturação do Processo de Matrícula

O NetProject

Iniciar

I – Autorizar o Início do Projeto

Planejar

P1 – Identificar os Stakeholders (Envolvidos)

P2 – Planejar o Escopo e a Qualidade

P3 – Planejar as Respostas aos Riscos

P4 – Planejar as Comunicações

P5 – Planejar o Tempo e os Recursos

P6 – Planejar as Aquisições

P7 – Planejar o Custo

P8 – Aprovar o Plano do Projeto

Executar

D – Gerenciar a Execução do Plano do Projeto

Monitorar e controlar

C – Checar o Trabalho do Projeto

A – Agir para Corrigir Distorções

Encerrar

E – Encerrar o Projeto

Apêndice B. Projeto Exemplo deMapeamento dos ProcessosAdministrativos da Reengeivax

B.1. Proposta de Projeto: Mapeamento dos Processos Administrativos da Reengeivax

B.2. Plano do Projeto Exemplo: Mapeamento dos Processos Administrativos da Reengeivax

B.3. Guia Prático do Microsoft Project 2016 Aplicado à Metodologia Basic Methodware® para o Projeto Exemplo Mapeamento de Processos na Reengeivax

B3.1. Criando um Projeto no Microsoft Project

B3.2. Inserindo a EAP do Projeto

B3.3. Inserindo os Códigos da EAP

B3.4. Visualizando Colunas Ocultas

B3.5. Descrição das Entregas

B3.6. Sequenciando as Atividades da EAP

B3.7. Identificando Tarefas do Tipo Etapa, como, por exemplo, os Marcos

B3.8. Diagrama de Rede do Projeto

B3.9. Inserindo a Duração das Atividades

B3.10. Ajustando os Calendários

B3.11. Criando uma Planilha de Recursos

B3.12. Alocando Recursos ao Projeto

B3.13. Recursos Superalocados

B3.14. Visualizando o Gráfico de Recursos

B3.15. Redistribuindo os Recursos do Projeto

B3.16. Cronograma do Projeto

B3.17. Fechando o Orçamento do Projeto

B3.18. Visualizando o Orçamento do Projeto

B3.19. Salvando a Linha de Base

B3.20. Acompanhando a Execução do Projeto

B3.21. Inserindo o Avanço Físico

B3.22. Inserindo Informações Financeiras

B3.23. Visualizando o Gráfico de Gantt de Controle

B3.24. Resumindo as Informações sobre o Projeto

Apêndice C. Modelos de Documentos

C.1. Modelo de Plano do Projeto

C.2. Modelo de Proposta de Projeto Interno

C.3. Modelo de Ata de Reunião

C.4. Modelo de Relatório de Entrevista Realizada

C.5. Modelo de Aceite

Glossário

Bibliografia

Em um mercado cada vez mais globalizado e competitivo, que tem levado as organizações a viverem em permanente estado de mudança, temos presenciado nos últimos anos, especialmente no Brasil, uma busca incessante das empresas pelo uso de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Essa busca tem sido incentivada e facilitada pelo PMI ( Project Management Institute ), organização que é referência mundial em Gerenciamento de Projetos ( www.pmi.org ). Essa instituição divulga o que é necessário para o gerenciamento de projetos, sem entrar no mérito de como esses processos devem ser realizados e em que sequência.

A metodologia de gerenciamento de projetos Methodware®, desenvolvida pela Beware Consultoria e Treinamento (www.beware.com.br), é direcionada para organizações que precisam aumentar a chance de sucesso de seus projetos, por meio do estabelecimento de métodos para iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos. Totalmente alinhada com o PMBOK® Guide (publicação do PMI), apresenta de forma objetiva como o gerenciamento de projetos deve ser realizado.

Essa metodologia encontra-se publicada no livro Metodologia de Gerenciamento de Projetos: Methodware® (Xavier e outros, 2014), que recebeu em 2010 o prêmio Melhor Livro Brasileiro de Gerenciamento de Projetos da Década. Mais de mil profissionais de gerenciamento de projetos de todo o Brasil participaram da votação. Essa premiação foi organizada pelo PMI-Rio como parte do 8º Encontro Nacional de Profissionais de Gerenciamento de Projetos, considerado um dos eventos anuais mais importantes dessa área no Brasil.

A metodologia Basic Methodware® (XAVIER; XAVIER, 2011) é uma versão simplificada da Methodware®, de utilização prática para gerentes de pequenos e médios projetos. Ela também é