Departamento pessoal: Da rotina à gestão Estratégica

De Hélio Holmes

É sobre gerenciar as rotinas do DP fazendo o que a Administração por objetivos pede, sendo assim, o autor explicita a teoria, a prática e novos conceitos nascidos da aplicação do método científico da ADM em anos de aquisição de conhecimentos sólidos, testados e comprovados que geraram um novo modelo de DP, um modelo tanto técnico quanto inovador e de alto desempenho. Tudo isso, com o objetivo de mostrar que o DP é, sim, um departamento estratégico da empresa e que gerenciar a rotina atendendo à estratégia é possível.
No entanto, a obra que você tem em mãos oferece o aporte concreto para que tal objetivo seja viável e apresenta propostas e modelos práticos para orientar o leitor nessa direção.

• Idioma: Português
• Editora: Viseu
• Data de lançamento: 1 de set. de 2019
• ISBN: 9788530010553

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Dedicatória

Dedico esse livro a Deus que através do Espirito Santo me deu o dom para que conseguisse escrever, e aos meus filhos para que possam tê-lo como um dos instrumentos de perpetuidade.

Agradecimentos

Agradeço a Lizanna Mattos que acreditou, esteve junto todo o tempo e foi mais que uma incentivadora, mas um apoio fundamental e que pôde a cada capítulo escrito festejar comigo.

Introdução

Esta obra não é para falar de legislação trabalhista, a ideia é trazer uma visão moderna, diferenciada e com enfoque em produtividade e maximização de eficiência para a gestão de Departamento Pessoal. Uma das dificuldades que encontrei, ao longo de minha carreira, foi perceber que muitos profissionais, apesar de demonstrarem um amplo conhecimento sobre legislação, encontravam-se deficitários em relação à gestão. Então, justamente para suprir uma necessidade neste quesito é que este livro foi pensado.

No mercado literário as obras que se destinam a esta área são focadas em legislação trabalhista, quase que relegando a gestão administrativa, em virtude, talvez, de sua complexidade, gerando assim pouca visibilidade e deixando os indicadores de trabalho, qualificação específica, metodologia de trabalho, sistemas, pessoas, custos e despesas envolvidas, sub desenvolvidos e/ou sem mensuração. Creio que por ser um departamento que é um dos mais terceirizados ou por ser visto como burocrático apenas.

Por este motivo, busco compartilhar com você, leitor, o que chamamos de metodologia de gestão. Este novo método de gestão foi aplicado de forma real em empresas nas quais trabalhei como gestor e obtive sucesso. Trago-lhe resultados expressivos em eficiência, produtividade, controle operacionais precisos, diminuição de custos, mensuração de custos, e fluidez nos processos.

Tudo que será exposto nesta obra são experiências vivenciadas e, como profissional/usuário, reafirmo que o modelo proposto serve de base para que a partir dele, cada usuário o replique e tire suas próprias ideias para sua gestão. Estudos foram realizados e uma vasta bibliografia foi levantada e serviu de arcabouço teórico para esta obra. Dentre eles Chiavenato, Falconi e Golleman.

Tive o cuidado, mesmo antes de pôr o modelo nesta obra, de estudar a área como um todo e fazer um trabalho de pesquisa intenso entre profissionais de Departamento Pessoal e suas respectivas gestões, fiz uma pesquisa com 39 profissionais da área, tanto da velha guarda como os de vanguarda. Também comparei com meu modelo os dados de outras gestões de DP, isso contribuiu para que eu pudesse ver gap’s em meu modelo e fazer as devidas correções para assim torna-lo adaptável a qualquer situação organizacional, evitando falhas, desse modo possibilitar que você também possa prever possíveis gargalos passíveis de existir ao implantá-lo em sua empresa.

É claro que a experiência cotidiana traz coisas que aqui não estão especificadas e que possam até reestruturar novas tomadas de posição. O mais importante, pois, é que o usuário possa criar a sua gestão com base no modelo, que agora torno público, criando assim sua própria gestão ou até mesmo copiar este modelo ou ainda aperfeiçoá-lo, visto que não devemos nos esquecer de que o trabalho com gestão pode seguir um modelo, pois não precisamos reinventar a roda e sim aperfeiçoá-la para que possamos obter todas as vantagens de algo que já demonstra ser poderoso e eficaz.

Capítulo I

Como surgiu o DP

Antes de começar tudo preciso voltar ao passado, vamos juntos ver como o DP de hoje se comporta em relação ao DP de outrora, e por que faremos isso? Porque é preciso entender que desde sua formação existem fatores que incidem ainda hoje na forma de trabalho e ações dos DP’s, vamos então, conhecer o passado para apreender com ele e modificar as ações que tomamos hoje para um futuro melhor, portanto, essa viagem ao passado servirá para fortalecer o presente e mudar o futuro.

Se eu disser para você que o RH é um filho do DP você acredita? Filho esse que sobrepujou o pai, tomou outra dimensão e hoje nós somos submissos a ele em escala hierárquica de importância, e sabe por que isso ocorre?

É isso que esse primeiro capítulo irá lhe mostrar, além de também dar uma direção a essa nau chamada Departamento Pessoal.

Então de onde surgirmos? Para responder a essa pergunta preciso voltar ao final da Revolução Industrial, por volta do ano de 1930, naquela época já estavam consolidados os estudos de Taylor, ele já havia lançado em 1903 seu primeiro livro Administração de Oficinas e o que Taylor tem haver com DP? Tudo e nada!

Taylor tinha o fanatismo de simplificar as tarefas executadas e diminuir o tempo de execução para maximizar a produção, já Fayol formulava uma doutrina administrativa que atribuía aos subordinados capacidade técnica, contando com os princípios de conhecer, prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Aí Ford veio e disse que cada operário deveria ser altamente especializado e executar uma única tarefa.

Logo após a Revolução Industrial tínhamos a era da Industrialização Clássica, onde a aplicação de todos os conhecimentos destes três homens era larga e bem utilizada o que tornou obrigatório a existência de uma estrutura organizacional para cuidar disso tudo, e dessa estrutura organizacional vem uma departamentalização com aquela velha e funcional cadeia hierárquica que permanece até os dias atuais.

Com trabalho pesado horas extensas e tudo que hoje achamos incoerente, surgem então associações de assalariados objetivando proteger os trabalhadores de todo excesso. Das associações surgem os sindicatos e dos sindicatos as greves.

Então em um ambiente de regras internas (organização) e pressões externas (associações e sindicatos) fazia-se fundamental a presença de alguém para controlar tudo isso, com a estrutura e departamentalizada foi criado o Departamento de Relações Industriais, que tinha por objetivo de trabalho fazer cumprir as exigências legais com relação aos empregados: admissões, demissões, folha de pagamento. Alguma semelhança?

As negociações coletivas de trabalho vieram a surgir depois da primeira guerra mundial, nos Estados Unidos, quando criaram o Conselho dos Trabalhadores. Bem, isso foi lá fora e aqui na terrinha?

Por volta de 1930 o movimento trabalhista era muito intenso e aqui não era diferente, no Brasil a presença de imigrantes em sua grande parte europeus, alemães e italianos, trouxeram experiências trabalhistas que influenciaram na conduta do trabalhador brasileiro, porém para nós o impacto trabalhista real veio com o Getulismo, que isso é vivido por nós até hoje.

Foi com Getúlio Vargas que a produção em massa de legislação trabalhista, CTPS, férias, jornada de trabalho, condições de trabalho como aplicamos ainda hoje, devem-se ao trabalho dele. Era a legislação que favorecia ao trabalhador e estava no controle do Estado, e daí para que isso pudesse ser melhor administrado, controlado e exigido é criado o Ministério do Trabalho, para ser o braço oficial do governo.

Com massa legislativa pesada e a presença oficial do governo, o impacto nas organizações as obriga a se estruturarem internamente para atender a essas exigências e como lá fora havia uma resposta semelhante aqui surge a Seção de Pessoal, que tinha o foco de cuidar das rotinas trabalhistas, direitos e deveres dos trabalhadores, o enfoque era totalmente legalista e burocrático.

Bem, nascemos com uma identidade correlata com o Departamento de Relações Industriais e nosso padrinho aqui no Brasil foi Getúlio, por isso trouxe a visão do mundo lá fora para você entender que os contextos dessas situações são totalmente interligados.

Agora pode estar surgindo na sua cabeça uma pergunta e como geramos uma criança (o RH)?

Vamos lá! As seções de pessoal aqui e as relações industriais lá fora, já executavam as atividades de segurança e medicina, previdência, disciplina, negociações coletivas.

Lá fora surge a Psicologia Industrial que era focada em técnicas de vendas, porém haviam na área pesquisadores focados na adequação humana e como essa adequação traria ganhos de produtividade. Foi em 1883 que o governo americano criou um Serviço Federal objetivando o crescimento dos funcionários públicos com base no mérito (meritocracia é novo aqui, lá fora isso é velho), com estímulos progressistas e políticas de pessoal. Com o tempo as práticas foram sendo absorvidas de uma forma mais equitativa não só em ambiente público, mas privado também, então começa a surgir a Administração de Recursos Humanos.

Que surgia com as atividades vindas da Relação Industrial e incorporava atividades de promoção visando o aumento da produtividade.

Agora no Brasil, não foi assim direto não, veja só, a partir de 1970 é que surge o conceito de Recursos Humanos, que aparece com essa nomenclatura porque foi totalmente copiado dos americanos, embora lá o conceito de ser recursos humanos advém da teoria dos cinco recursos organizacionais que são: Físicos ou Materiais, Financeiro, Humanos, Mercadológicos e Administrativos, e as pessoas eram sim consideradas recursos produtivos, principalmente pelo fato que as pessoas precisavam serem controladas, e ter suas atividades planejadas (diferente de hoje?).

No Brasil não é tão rápido assim até hoje, primeiro que o brasileiro tem o hábito de copiar, isso até que é bom quando é bem feito, mas tem o mau hábito de copiar pela metade. Aqui essa ideia de RH ficou evoluindo e só se tornou realmente consciente quando as transações comerciais começaram a evoluir de local para regional, de regional para internacional, e a prova é tão grande que muitos dos setores de Seção de Pessoal apenas substituíam o nome. O boom do RH veio mesmo com a era da informação em 1990.

Então hoje se fala muito mais em RH, e isso deve-se ao modo de como aqui vemos e usamos o RH e atrelamos a ele um departamento que tem vida própria, mas que no entanto se for observado, o Departamento Pessoal continua crescente em sua função, principalmente com o advento da Reforma Trabalhista e do eSocial, e como esse capítulo trata da historicidade de como surgiu o DP então, saiba que somos velhos, porém somos anciões muito ativos.

RH X DP

Por que preciso escrever um tópico RH versus DP? Porque preciso lhe provar que são atribuições distintas que embora se comuniquem como tudo que é inerente a organização, devem ser tratados como totalmente independentes.

O DRH é responsável por cuidar das pessoas, atuando no recrutamento, na seleção de candidatos, no treinamento e capacitação dos funcionários, planeja remuneração e benefícios, pesquisa clima organizacional. É o intermediador entre pessoas e organização, busca mecanismos para que esses dois organismos vivos estejam se entendendo dentro de uma complexidade que é o ambiente gerado pela organização. Embora muitas vezes se ache que o papel do DRH é totalmente humano não o é, seu enfoque sim, mas o seu papel não.

Existem três níveis de enfoque que são:

Nível do comportamento social (a sociedade como um macrossistema): permite uma visualização da complexa e intricada sociedade de organizações da trama de interações entre as organizações. Este nível retrata o relacionamento da organização como uma totalidade com a sociedade maior. O nível social funciona como a categoria ambiental do comportamento organizacional.

Nível do comportamento organizacional (a organização como um sistema): visualiza a organização como uma totalidade e dentro da qual interagem seus componentes entre si e com as partes relevantes do ambiente. O nível organizacional funciona como categoria ambiental do comportamento individual.

Nível do comportamento individual (o individuo como um microssistema): permite uma síntese de vários conceitos sobre comportamento, motivação, aprendizagem etc., e melhor compreensão da natureza humana. Este nível retrata o comportamento das pessoas e grupos na organização. (CHIAVENATO, 2009, p. 04).

Aí nasce naturalmente um grande conflito, a organização é cheia de objetivos e o indivíduo também, porém esses objetivos são totalmente conflituosos, por exemplo: a organização quer reduzir custos, mas esbarra no objetivo dos trabalhadores quererem melhores benefícios.

O DRH nasceu para mudar os conflitos, uma forma exigida naturalmente pelo mercado para corrigir isso. Ouso dizer que o mercado criou o RH para corrigir seu próprio erro de operação.

Observe o quadro abaixo:

Fonte: CHIAVENATO, 2009 p. 81

Se os objetivos organizacionais se contrapõem com os objetivos individuais então o R&S busca no mercado pessoas com características semelhantes à organização, o T&D os desenvolve e o RH faz um PCCR consistente para que possa manter essas pessoas com ideais concomitantes na organização, já o SSMA melhora a qualidade de vida desses trabalhadores para que não haja uma agressão produtiva com um elevado turn over.

Vamos falar do DP

O DP faz a folha de pagamento só isso. Bem, essa é visão de muitos profissionais e autores que escrevem para RH, vamos dar uma olhada:

O RH de hoje no Brasil revela um profundo divórcio entre o discurso idealizado (estratégico e holístico) e a prática (DP, Limitado e retrógado). (BURH, 2008, p. 25)

Bem, eu também posso utilizar a visão de outro autor do que o DP faz.

O Departamento Pessoal é um setor da empresa, que realiza tarefas e atividades específicas, na qual cuidam dos assuntos referentes aos funcionários, desde a sua contratação, pagamento de salários, transportes, férias, licença médica, 13º salário, organização de horários e outros.

Nas empresas de menor porte, normalmente, não se tem o Departamento Pessoal, pois as atividades são efetuadas pelo contador da empresa. Já nas organizações de maior porte quase sempre são encontrados.

As divisões por setores dentro do Departamento Pessoal , variam de acordo com o tamanho da mesma, os principais setores são:

O setor de Admissão de Pessoal, que cuida de todo o processo de integração da pessoa contratada, busca do profissional no mercado de trabalho, adequar às funções do cargo e efetuar o registro de acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).O setor de Compensação de Pessoal, que cuida das frequências, pagamentos de salário e benefício, pagamento de taxa de impostos e contribuições. O setor de Desligamento de Pessoal, cuida do desligamento e quitação do contrato de trabalho, estendendo-se na representação da empresa junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho e outros), e toda a rotina de fiscalização.

Departamento Pessoal é muito confundido com Recursos Humanos, um grande equívoco já que o Departamento Pessoal é mais responsável pela parte burocrática (relativo a legislação Trabalhista e Previdenciária). É o setor que elabora a folha de pagamento, faz registro das carteiras dos funcionários, calcula as guias do INSS e FGTS para pagamento, cuida da parte demissional etc. Os Recursos Humanos é o que se responsabiliza pela seleção, isto é, verificação se as pessoas estão aptas para um determinado cargo da empresa. Este setor é o que faz os testes pré-admissionais nos candidatos as vagas. Cuidam da parte de relações humanas entre os funcionários, ministram palestras sobre motivação. Fazem trabalhos voltados paras as relações sócias afetivas dos funcionários. Fazem trabalhos voltados para o lado psicológico e do bom relacionamento dos funcionários da empresa. Um exemplo mais simples é que Normalmente o DP é feito por um escritório de Contabilidade, já o de RH é feito por Agências de Empregos.

De fato o Departamento Pessoal é de muita importância para uma empresa, pois sem ele as empresas não teria um setor responsável que cuida-se desses assuntos.

(Fonte site www.administradores.com.br Autora: Priscila de Lima Vidal)

Eu vou lhe dizer o que o DP faz:

O Departamento Pessoal é responsável pela movimentação econômico-financeira laboral do trabalhador, conduzindo essa movimentação através da interpretação e aplicação da legislação trabalhista, previdenciária e fiscal.

A folha de pagamento não é a razão de ser e existir do DP, mas sim um dos seus produtos macros. Inclusive o SSMA é erroneamente alocado como subsistema do RH sem devidamente o ser, uma vez que o SSMA é totalmente baseado em legislação trabalhista e previdenciária, as NR’s são suborndiadas ao MTE.

Ao longo de todos esses anos não ache que a CLT ficou estática porque não ficou. Mesmo tendo sido criada na Era do Getulismo, as súmulas, precedentes, decretos e portarias, foram seus alteradores, a massa legislativa continuou evoluindo até chegar ao que transita hoje, e agora uma grande parte novamente se adapta no advento da reforma.

O DP é uma chave de cofre assim como a Controladoria, onde o impacto econômico financeiro pode ser sentido em quatro âmbitos trabalhador – organização – órgãos oficiais e sindicatos, todos esses âmbitos exigem movimentação de dinheiro.

Trabalhador – pagamentos recebidos corretos e condizentes com o que foi laborado;

Organização – pagamentos efetuados corretamente, e economicamente saudáveis aos custos empresariais sem gerar futuros passivos por inoperância das movimentações;

Órgãos Oficiais – pagamentos de encargos e recolhimentos devidos ao trabalhador de forma correta e dentro do prazo estipulado;

Sindicatos – pagamentos corretos ao trabalhador e devidas contribuições sindicais recolhidas.

Viu o peso do dinheiro em um movimento financeiro nesse departamento? O DP tem essa função atrelada sim, que pode deixar a empresa mais saudável ou contribuir para um passivo monstruoso.

Logo concluímos que a função do DP não é Folha, Folha é um produto macro composto por outros produtos resultado de suas operações para atender a todos os stakeholders.

Qual a estrutura empregada no Brasil

Academicamente eu poderia escrever só sobre esse tópico um material vasto e contundente, pois existe muito material produzido pela academia, porém não vivo no fantástico mundo de Bob, por isso vou falar baseado na realidade, e a nossa realidade brasileira é contrária ao que é produzido pela academia. Existem sim no Brasil, RH’s e DP’s que fazem e produzem resultados perto que está escrito.

Claro que o que está escrito sobre DP’s ainda deixa a desejar, tanto em quantidade quanto ao foco em gestão dessa área, visto que são poucos os autores que escrevem sobre DP e a maioria desses foca em legislação, existe então uma dualidade do que é pensando pela academia e o que é realmente aplicado, embora haja uma massa de conhecimento acadêmico falando em administração holística e aplicação de estratégia em todo ambiente organizacional, muitos profissionais esquecem que os preceitos da administração não mudaram, e sim evoluíram, e assim se utilizam da visão e conceito teórico acadêmico do vizinho rico do Norte, que diz que a estratégia dentro de uma organização é implantada de forma global nesse ambiente organizacional, mas no vizinho pobre do Sul aplicam a estratégia de forma seletiva em departamentos de linha ou apenas departamentos que são considerados por estes profissionais como sendo estratégicos, pergunto: onde foi jogada a parte da ciência que diz que a estratégia é para o todo e não em parte?

E existem DP’s que mesmo estando vinculados a RH’s evoluem com eles e permanecem sem muito material escrito para tornarem suas operações mais robustas.

O DP precisa manter a sua estrutura baseada na aplicação da legislação (que é deveras importante), mas apenas basear sua estrutura nessa aplicação o deixa fora do contexto de departamento, e subutiliza a visão de sua importância econômico financeira.

Só cumprir legislação é se subutilizar em um