Usando o MS-Project 2013 em gerenciamento de projetos
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Usando o MS-Project 2013 em gerenciamento de projetos - Darci Prado
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Usando o MS Project 2003 em Gerenciamento de Projetos
Usando o MS Project 2007 em Gerenciamento de Projetos
Usando o MS Project 2010 em Gerenciamento de Projetos
Ficha catalográfica
P896t
PRADO, Darci
Usando o MS Project 2013 em gerenciamento de projetos / Darci Prado, Marcus Marques. Nova Lima: FALCONI Editora, 2014. – (Série Gerenciamento de Projetos, vol. 3).
ISBN: 978-85-98254-95-1
1. Project (Programa de computador). 2. Administração de projeto. I. Título. II. Marcus Marques.
Capa: África São Paulo Publicidade Ltda.
Editoração eletrônica: Jeferson Teixeira Soares
Revisão do texto: Dila Bragança de Mendonça
Produção do epub: Schaffer Editorial
A família Project 2013 é marca registrada da Microsoft Corporation – USA
WBS Chart Pro é marca registrada de Critical Tools Inc.
Copyright © 1998-2014 by DARCI SANTOS DO PRADO
Direitos comerciais desta edição: FALCONI Editora
Para Renata
Sumário
Apresentação
Prefácio
Como usar este livro
1 Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project
1.1 O Microsoft Project
1.2 Características básicas do MS Project
1.3 Instalando o MS Project
1.4 A família MS Project
1.5 Ativando o MS Project 2013
1.6 Como usar o CD-ROM que acompanha este livro
1.8 Como localizar graficamente uma tarefa na tela
1.9 Facilidades do ambiente Windows
1.10 Abrir, salvar e fechar um arquivo – sair do MS Project
2 Tempo: criando um projeto simples
2.1 Criando um novo projeto e entrando com os dados
2.1.1 Outras opções para fornecimento de predecessoras
2.1.2 Padronização de procedimentos
2.2 Exibições (ou visualizações)
2.2.1 Gráfico de Gantt
2.2.2 O diagrama de rede (ou rede de precedências)
2.3 Salvando os dados
3 Tempo: criando um projeto simples (continuação)
3.1 A tela Informações sobre a tarefa
3.2 Adicionando anotações às tarefas
3.3 Alterando dados de entrada
3.4 Alterando a constituição de uma tabela
3.5 Relatórios
3.6 A exibição (ou visualização) Calendário
3.7 Criando uma Linha de base
4 A duração do projeto
4.1 Cálculos de datas no MS Project
4.2 Caminho crítico
4.3 O calendário de trabalho
4.4 Relações de dependência entre tarefas
4.5 Tarefas recorrentes (repetitivas ou periódicas)
4.6 Divisão da tarefa
4.7 Restrição de datas
4.8 Prazo final (Deadline Date)
4.9 Reduzindo a duração de um projeto
4.10 Modelo probabilístico – MS Project
5 Organizando o projeto
5.1 Tarefa de resumo
5.2 Marcos (Milestones)
5.3 Estrutura de divisão do trabalho
5.4 O software WBS Chart Pro
6 Usando recursos (i)
6.1 Definições preliminares
6.2 Atribuindo recursos
6.3 Exibições
6.4 Relatórios disponíveis para recursos
7 Usando recursos (ii)
7.1 A planilha de recursos (Resource Sheet)
7.2 Atribuindo recursos
7.3 A caixa de diálogo Atribuir recursos
7.4 A caixa de diálogo Informações sobre o recurso
7.5 A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição
8 Duração versus recursos
8.1 Tipos de tarefas
8.2 Uso do campo Tipo da tarefa
8.3 Uso do campo Controlada pelo esforço
8.4 A tabela Trabalho
8.5 Utilizando percentuais
8.6 Uso parcial do recurso
8.7 Perfis de atribuição de recursos
8.8 O calendário de recursos
9 Custos: visão global
9.1 Trabalhando com custos fixos da tarefa
9.2 Trabalhando com custos em recursos
9.3 Definições preliminares
9.4 Exibições e relatórios
10 Custos fixos: planejamento
10.1 Um exemplo de aplicação de custo fixo
10.2 Relatórios
10.3 Exibições (ou visualizações)
10.4 Uso do ícone Estatísticas
11 Custos em recursos: planejamento
11.1 Fornecendo dados ao MS Project
11.2 Outras opções de fornecimento de dados
11.3 Solicitando relatórios
11.4 Exibições (ou visualizações)
11.5 Uso do ícone Estatísticas
12 Tempo: executando um projeto simples
12.1 Revendo a linha de base do projeto
12.2 Fornecendo dados de execução de tempo
12.3 Apagando dados de execução
12.4 Uso de caixas de diálogo
12.5 Novas opções de cálculo
12.6 Relatórios
13 Tempo: executando um projeto simples (continuação)
13.1 Comparando dados atuais com linha de base: o Gantt de Controle
Revendo a tela Estatísticas
13.2 Uso de indicadores gráficos
13.3 A linha de andamento
13.4 Replanejando o projeto
14 Recursos: execução
14.1 Fornecendo dados de execução
14.2 Exemplo: acompanhamento da execução
14.3 Acompanhamento periódico
14.4 Uso de indicadores gráficos
14.5 Relatórios
15 Custos fixos: acompanhamento da execução
15.1 A tabela custo
15.2 As definições preliminares
15.3 Fornecendo dados de execução do projeto
15.4 Relatórios de acompanhamento de custos
15.5 Uso de indicadores gráficos
15.6 Uso do ícone Estatísticas
15.7 Atualização periódica de custos
16 Custos em recursos: acompanhamento da execução
16.1 Definições preliminares
16.2 Fornecendo dados de execução
16.3 Relatórios de acompanhamento
16.4 Uso de indicadores gráficos
16.5 Acompanhamento periódico
Capítulo 17 Superalocação de recursos
17 Superalocação de recursos
17.1 Um exemplo
17.2 Localizando recursos superalocados
17.3 Substituição manual de recursos
17.4 Trabalho em hora extra
17.5 Modificando o período de trabalho de um recurso
18 Nivelamento de recursos
18.1 Nivelamento efetuado pelo usuário
18.2 Nivelamento efetuado pelo programa
18.3 Retirando o nivelamento
18.4 Escolhendo a melhor estratégia
19 Performance do projeto
19.1 Performance de prazos
19.2 O modelo Earned Value
19.3 Trabalhando com o modelo Earned Value
19.4 Um exemplo
19.5 Novas opções de cálculo
20 Múltiplos projetos
20.1 Subprojetos
20.2 Trabalhando com o projeto mestre
20.3 O conjunto de recursos (Resource pool)
20.4 Um exemplo
21 Organizando o projeto (continuação)
21.1 Código de estrutura de tópicos
21.2 Filtros
21.3 Classificando as linhas de uma tabela
21.4 Grupamentos
22 Tabelas, formulários e modelos
22.1 Tabelas e planilhas disponíveis
22.2 Personalização de tabelas
22.3 Criando novas tabelas
22.4 Campos do usuário
22.5 Caixas de diálogo e formulários
22.6 Exibição simultânea de tabelas, formulários, gráficos, etc.
22.7 Modelos (Templates)
23 Exibições
23.1 Personalizando exibições
23.2 Personalizando o diagrama de rede
23.3 Imprimindo uma visualização
24 Relatórios padrão
24.1 Classes de relatórios padrão
24.2 Editando relatórios padrão
24.3 Personalizando relatórios padrão
24.4 Imprimindo Relatórios Padrão
25 Relatórios visuais
25.1 Categorias de relatórios visuais
25.2 Como criar um relatório visual
26 Dados, arquivos e banco de dados
26.1 Importação e exportação com MS Project Standard
26.2 Interface para internet
26.3 Importando tarefas do Microsoft Outlook
26.4 Importação / Exportação com MS Excel
27 Personalizando e organizando o ambiente de trabalho
27.1 Personalização de menus
27.2 O organizador
27.3 O arquivo Global.mpt
28 Macros
28.1 Executando uma macro existente em um projeto
28.2 Criando uma macro
28.3 Criando um ícone para a Macro2
28.4 Editando uma macro
Bibliografia
Apêndice A: Preparos iniciais
Apêndice B: Instalação
Apêndice C: Melhorias e novidades no MS Project 2013
Apêndice D: WBS Chart Pro
Clique aqui e faça o download dos arquivos que compõem o livro.
Apresentação
Nada é imóvel no universo da gestão. Ainda que muitos pressupostos globais sejam ponto de apoio para administradores, eles estão necessariamente sujeitos a um processo contínuo de atualização. Das teorias e suas diferentes correntes e abordagens surgem técnicas variáveis que as conduzem a dado contexto do presente – sempre lidando com situações distintas, sempre em constante movimento.
Acompanhar o desenvolvimento dessas ferramentas está na essência do trabalho desenvolvido pelo professor Darci Prado. Sua experiência de anos como consultor em gerenciamento de projetos foi colocada à disposição em uma bibliografia didática, criativa e sobretudo conectada às transformações inerentes ao mundo da administração.
O livro Usando o MS Project em Gerenciamento de Projetos
é um justo exemplo dessa rica trajetória. Alinha-se às metodologias utilizadas pelos consultores da FALCONI Consultores de Resultado, que têm na publicação um parceiro natural de seu trabalho. Também há na obra o cuidado em manter seu conteúdo atualizado, sucedendo títulos que se dedicavam às versões anteriores do software – como a de 2003, 2007 e a de 2010.
Esse ímpeto em torno da evolução é próprio da missão da FALCONI. Ao desenvolver a gestão de empresas, instituições e governos, estamos sempre renovando, aperfeiçoando, mudando para melhor. Em suas mãos, portanto, apresentamos uma publicação perfeitamente conectada a esses princípios.
Boa leitura!
Belo Horizonte, março de 2012
Erick Silva Azevedo
Diretor da Editora FALCONI
Prefácio
O uso do computador em gerenciamento de projetos tem ocorrido desde o final dos anos 1950, quando surgiu a técnica PERT/CPM de usar redes para planejamento e controle de projetos. Desde então, muito se evoluiu nessa área, principalmente pelo surgimento do PC. Entre os programas atualmente existentes, o MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares. Sua versão inicial, lançada em 1985, rodava no ambiente DOS e, após a versão 4 para Windows (1995), cresceu muito sua aceitação. Nas versões seguintes foi se tornando cada vez mais poderoso e atualmente rivaliza com os melhores programas existentes. A principal característica desse programa sempre foi a facilidade de uso.
O objetivo deste livro é apresentar o uso do MS Project em gerenciamento de projetos. O enfoque é voltado para a prática, e o texto é construído com base em exemplos constantes do CD que acompanha o livro. O livro é uma evolução de publicações anteriores relacionadas com o MS Project 4.1, MS Project 98, MS Project 2000, MS Project 2002, MS Project 2003, MS Project 2007 e MS Project 2010. Este texto não pretende exaurir o assunto e, para aqueles que desejam se aprofundar mais, sugerimos consultar os manuais do fornecedor.
Conforme pode ser observado no Sumário, este livro foi escrito em compartimentos por assuntos e níveis de profundidade. Sugerimos ao leitor consultar a figura da página seguinte antes de iniciar sua leitura.
Agradecemos à Microsoft Corporation a cessão da cópia de demonstração do Project 2013 e a Jim Spil er, da CriticalTools a cessão da cópia de demonstração do WBS Chart Pro. Ao Victor Viana pelo apoio na criação do CD.
Darci Prado
Marcus Marques
Belo Horizonte (MG)
Junho de 2014
Como usar este livro
Este livro pode ser estudado na sequência dos capítulos existentes, mas isso não é uma obrigatoriedade: ela pode se adequar às necessidades do leitor. Na figura abaixo mostramos sugestões para uma leitura fora da sequência apresentada no livro. Alguns exemplos:
◆ Desejando apenas conhecimentos básicos de planejamento-tempo, basta estudar os capítulos 1 a 5.
◆ Desejando acrescentar ao item anterior aspectos básicos de controle da execução-tempo, deve-se estudar também os capítulos 12 e 13.
◆ Desejando estudar Controle de Custos em Recursos a nível básico devemse estudar os capítulos 1 a 9, e 11.
◆ Desejando estudar performance (capítulo 19), deve-se estudar os capítulos 1 a 16, e 19.
Finalmente (não apresentado na figura acima), para estudar Características Avançadas do MS Project (capítulos 21 a 28), os capítulos pré-requisitos são 1 a 5.
Dica:
A sequência de capítulos abaixo tem se mostrado muito adequada a profissionais que trabalham com Planejamento e Controle de Tempo (nível básico):
1 a 5 – 12 e 13 – Apêndice D.
Capítulo 1
Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project
1 Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project
O computador tem sido usado em gerenciamento de projetos desde o final dos anos 1950, quando surgiu a técnica PERT/CPM de representar um projeto por uma rede. Naquela época, o ambiente computacional tinha como características o main-frame, a entrada de dados por meio de cartões perfurados e a saída unicamente na forma de relatórios. Posteriormente, nos anos 1980, quando já existia o terminal de vídeo monocromático, os programas para main-frame eram muito poderosos e utilizados em todo o mundo. Entre eles, merecem destaque os produtos da IBM: o PCS (lançado originalmente em 1966), que foi sucedido pelos programas PROJACS e PMS no início dos anos 1970 e foram utilizados até meados dos anos 1980. Com a explosão de uso do personal computer, nos anos 1980, a história deu uma guinada. Inicialmente surgiram centenas de programas, mas aos poucos o ambiente altamente competitivo os reduziu a pouco mais de uma dezena. A quantidade de usuários desses programas em todo o mundo simplesmente explodiu: de alguns poucos milhares de especialistas, da era do main-frame, saltou para milhões.
O objetivo deste capítulo é dar uma visão introdutória ao programa MS Project.
1.1 O Microsoft Project
O MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares programas atualmente existentes. Sua versão inicial rodava no ambiente DOS e foi lançada em 1985. A principal característica desse programa sempre foi a facilidade de uso. Assim, apesar de nem sempre ter oferecido o estado da arte
no assunto gerenciamento de projetos, sua simplicidade de uso atraía simpatizantes, mesmo em empresas que também utilizavam outros softwares mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais poderoso, e atualmente ele já rivaliza com os melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável.
1.2 Características básicas do MS Project
Entre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se:
Geral
◆ Baseia-se no modelo diagrama de rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando Usando o MS Project 2013 em gerenciamento de projetos uma rede. Portanto, ele não trabalha com o diagrama de setas, muito popular em programas nos anos 1960 mas totalmente superados.
◆ Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas, e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados.
◆ Aceitam-se relações de precedências entre tarefas do tipo fim-início, inícioinício, fim-fim e início-fim.
◆ Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundasfeiras.
◆ Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de tarefas de resumo
. Esse aspecto é muito útil na criação da estrutura analítica do projeto (EAP).
◆ Permite uso de subprojetos (vários projetos vinculados a um único arquivo principal).
◆ Tem recursos para agrupar, filtrar e classificar as tarefas.
◆ Tem um conjunto padrão de relatórios, e o usuário pode criar seus próprios.
◆ Permite a inclusão de campos do usuário
, que aceitam diversos tipos de operação.
Tempo (datas e folgas)
◆ O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Essa opção pode ser desativada, caso seja conveniente.
◆ Permite definição de semana de trabalho
, expediente de trabalho e feriados.
◆ O cálculo da rede pode ser feito do início para o fim
ou do fim para o início
.
◆ Permite uso de datas programadas
para as tarefas.
◆ Permite uso do modelo probabilístico.
Recursos
◆ São ligados diretamente às tarefas.
◆ Existem três tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento), material e custo.
◆ Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.
Custos
São ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou indiretamente na forma de custos dos recursos.
1.3 Instalando o MS Project
A instalação do MS Project no ambiente Windows é simples e obedece ao padrão de instalação de programas da Microsoft. Veja mais detalhes no Apêndice B.
1.4 A família MS Project
A partir da versão 2002, a família MS Project é constituída dos seguintes componentes:
◆ MS Project Standard: É o descendente direto das versões 98 ou 2000. A partir da versão 2003 somente pode ser utilizado isoladamente (desktop). Não permite a troca de dados com o Project Server e, para tal, é necessário o Project Professional.
A abordagem deste livro é focada no MS Project Standard.
◆ MS Project Professional: É semelhante à versão Standard, mas com muitas funções adicionais e adequado à organizações que necessitam de gerenciamento de múltiplos projetos em base empresarial. Usado com o MS Project Server, fornece ferramentas adequadas para a análise de um portfolio de projetos assim como para o gerenciamento de recursos por meio de um pool de recursos centralizados.
◆ MS Project Server: Pode atuar em parceria com a versão Professional (gerenciamento empresarial). Permite acesso via Web.
EPM – Enterprise Project Management
O conjunto acima constitui o Microsoft Office EPM (Enterprise Project Management Solution)
1.5 Ativando o MS Project 2013
A partir da versão 2010, a versão do produto apresentou uma mudança radical de visual, quando comparada com as versões anteriores. Isso foi feito para permitir um alinhamento com o visual dos outros componentes da família Office. Ao se ativar o MS Project, surge a tela inicial do programa, que tem o formato da FIG. 1.1:
A tela inicial
1) Barra de ferramentas de acesso rápido: Contém funções que são utilizadas com mais frequência. Pode ser customizada clicando-se no símbolo existente à direita da barra ou clicando-se com o botão direito do mouse.
2) Menu principal (guias): É a barra tradicional dos produtos da Microsoft, agora em novo formato, tendo em vista que cada comando possui o desdobramento na faixa de opções. Todos os comandos do MS Project são encontrados aqui. Por essa nova forma de visualização gráfica os comandos desse menu são chamados de GUIAS.