EVENTOS: ANTES, DURANTE E DEPOIS - Projetos Em Três Tempos E Movimentos - Guia Prático Baseado em Experiências da Vida Real

De Valeska Magalhaes

EVENTOS: ANTES, DURANTE E DEPOIS - Projetos Em Três Tempos E Movimentos defende a ideia de que um evento é um projeto e que deve ser gerido como tal. O assunto é abordado desde o ponto de vista de uma profissional com longa trajetória no setor a nível internacional.

Neste livro Valeska Magalhães compartilha a sua metodologia, sugere ferramentas úteis e cita exemplos de eventos reais em cuja organização ela participou diretamente. Figuram entre os exemplos a Copa do Mundo de 2014, os Jogos Olímpicos Rio 2016 e o impacto da pandemia do Covid-19 em projetos mundo afora.

Através de um estilo informal e de um texto acessível, a autora procura se aproximar do leitor e ao mesmo tempo gerar reflexões. Este não é mais um livro acadêmico sobre gestão de eventos e aqui reside o grande diferencial desta obra.

Trata-se de um Guia Prático Baseado em Experiências da Vida Real, relevante para profissionais do setor, estudantes de áreas correlatas e todas as pessoas interessadas em conhecer diferentes aspectos do setor de eventos.

Prefácio de Maria José Giaretta, Turismóloga, Bacharel em Turismo pelo UNIBERO, Mestre em Ciências da Comunicação pela ECA/USP, Doutora em Ciências Sociais pela PUC/SP e ex-professora da autora.

• Idioma: Português
• Editora: Valeska Magalhaes
• Data de lançamento: 7 de mar. de 2022
• ISBN: 9798201597368

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PARA COMEÇAR

Evento é Projeto

O intercâmbio de ideias, de conhecimentos, de descobertas é o que faz o mundo girar. Acredito que compartilhar experiências não só amplia o alcance daquilo que aprendemos em nossa jornada individual como também dá sentido ao nosso repertório. Com isso em mente criei este trabalho. É parte do meu legado para as próximas gerações de profissionais.

Desde já esclareço que não tenho a ambição de discutir teorias, de quebrar paradigmas acadêmicos ou de confrontar minha perspectiva com o ponto de vista de catedráticos.

Este livro foi criado com o intuito de apresentar um modelo para a gestão de eventos oriundo de uma vivência prática. Da minha própria vivência profissional. Como toda vivência, é única.

A partir de um enfoque pessoal, e tendo como base minhas experiências reais, procuro documentar e acrescentar informações e exemplos que, espero, sejam úteis para a consulta e análise, tanto dos que têm interesse no setor de eventos como daqueles que já trabalham nesta área.

O meu propósito com este livro é também apresentar uma metodologia que desenvolvi no decorrer da minha trajetória como gestora de projetos de eventos com distintos perfis. Desejo ainda poder gerar reflexão e alimentar o diálogo com os leitores, sejam eles estudantes, colegas de profissão ou curiosos em geral. Vem daí a quantidade de perguntas que se desdobram ao longo do livro.  

O conteúdo aqui exposto nasce de um processo introspectivo. Ao analisar minha carreira, desenvolvida num universo composto por diferentes tipologias de eventos, percebi que meu comportamento metódico e disciplinado estava refletido no meu trabalho. Essa forma de abordagem sistemática assemelha-se às propostas das instituições que se dedicam ao estudo da gestão de projetos. Nada mais natural. Ainda que nem todo projeto seja um evento, todo evento é um projeto.

Minha metodologia particular começou a ganhar forma como uma resposta a cada desafio. Nasceu ao incorporar erros e acertos autorais mesclados à minha observação daqueles cometidos por terceiros. Foi consolidada na prática enquanto dedicava minhas energias para planejar e entregar projetos - tão maravilhosos quanto complexos - em diferentes segmentos do setor de eventos.

Trabalhei em megaeventos, em projetos grandes, médios e pequenos. Atuei dentro e fora do Brasil. Senti na pele que quanto maior a dimensão e a complexidade do evento, mais rigor e normas exigia de toda a equipe, tanto para o seu planejamento como para a sua execução. Era indispensável estabelecer parâmetros de qualidade e desenvolver mecanismos para monitorar e controlar o projeto desde o seu início até a fase de conclusão. Sem a sistematização de processos, que é um dos pilares das metodologias de gestão de projetos, o resultado final seria comprometido.

A constatação prática de que evento é projeto ficou ainda mais nítida após a minha atuação em megaeventos.

Cito como exemplo a realização dos Jogos Olímpicos. Trata-se de um projeto, ou melhor, trata-se de um portifólio de projetos, cujo planejamento começa com mais de cinco anos de antecedência, custa em média dez bilhões de dólares, envolve oito mil trabalhadores, sem contar os cerca de dez mil voluntários. Reúne aproximadamente quarenta espaços para competição, dez mil atletas e é transmitido para a metade da população do planeta. É preciso haver controle absoluto sobre o conteúdo, as fases e os riscos. Observar todos os seus marcos importantes, seguir políticas e procedimentos, fazer os ajustes necessários na operação e acompanhar de perto os desafios de cada área funcional, além de entender a conexão existente entre os seus diferentes setores, para garantir a entrega do evento dentro do escopo, orçamento, prazo e alto nível de qualidade esperados. Sem planejamento, mecanismos de controle e a utilização de metodologias, técnicas e ferramentas de gestão de projetos essa missão é praticamente impossível. Testemunhei em primeira pessoa a estrutura do comitê organizador Rio 2016. A dimensão do desafio requeria que realizássemos revisões regulares do projeto, que contássemos com um PMO (Project Management Office) - para integrar e dar suporte a todas as áreas funcionais - que seguíssemos políticas e processos definidos, que participássemos de inúmeros treinamentos, sessões de prontidão operacional, eventos-teste e ensaios para garantir que o objetivo do projeto fosse alcançado dentro dos padrões do Comitê Olímpico Internacional (COI).

Abordagem idêntica de gestão observei na organização da Copa do Mundo da FIFA no Brasil. Tive o prazer de trabalhar para o Comitê Organizador Local em três sedes - Natal, Salvador e Brasília - e de ver o desenvolvimento de fases similares do projeto em cada uma delas.

Os eventos pequenos também tiveram um papel fundamental na minha formação. Através deles tive a oportunidade de atuar em todas as áreas funcionais do projeto, até por falta de uma alternativa, pois neles as equipes normalmente são reduzidas e precisam assumir múltiplas responsabilidades. Com isso, ganhei uma visão global de como as partes se encaixam e se inter-relacionam. Essa perspectiva transversal é muito importante para entender a dinâmica de qualquer projeto.

Além de ter sido uma honra, o fato de ter atuado em eventos de diversos portes, em áreas e setores diferentes e haver interagido com colegas talentosos Brasil e mundo afora ensinou-me muito. Ampliaram minha visão, adicionaram profundidade e variedade de ângulos. Foram e ainda são a minha melhor escola.

Meu repertório multidisciplinar e internacional é o resultado da minha determinação e preferência por atuar em projetos com propósitos e valores com os quais me identifico, nos quais acredito e que me engrandecem como pessoa e como profissional. Para mim, é fonte de orgulho ter a oportunidade de compor a engrenagem que os faz acontecer. Essa é a minha fonte pessoal de motivação.

No kit dessas experiências fabulosas vêm também inúmeras noites sem dormir e diversas surpresas fora do script. Em eventos isso é básico.

Diz a lenda que se chamam eventos porque neles as eventualidades são uma constante.

Essa área grandiosa abrange sonhos e também eventuais pesadelos. É um setor impactante porém, não agrada necessariamente a todo perfil de profissional. Se você gosta de trabalhar de maneira criativa e em horários pouco ortodoxos (de segunda a domingo, sem hora para começar ou acabar), aprecia a falta de rotina, adora mudar os planos e ter que buscar soluções para novos problemas a todo momento, esse ambiente emocionante dos eventos vai lhe fazer muito feliz. O oposto também é verdadeiro. Fica aqui o aviso.

Voltando à proposta deste livro, comecemos a decifrar a obra pelo seu título e pelos elementos que o compõem.

Como assim, eventos?

Durante os longos anos da minha carreira tive que responder a esta pergunta clássica inúmeras vezes: como assim, eventos? Costuma ser a reação automática tão logo eu declare que trabalho em gestão de eventos.

Afinal, o que é um evento?

Um encontro com amigos, uma festa de aniversário, uma formatura, uma celebração de casamento, um jantar de negócios, uma palestra, um congresso, um workshop, um webinar, um festival de música, um coquetel de lançamento de um produto, uma noite de autógrafos, a Copa do Mundo, os Jogos Olímpicos, a entrega do Oscar ou o show do seu artista preferido?

Tudo isso, tão diferente – mas com muitos pontos em comum - são exemplos de eventos. Por isso é tão natural a dúvida, como assim, eventos?

Explicado de forma genérica, faço parte de um grupo de profissionais especialistas em resolver problemas para gerar experiências memoráveis num dia ou período determinado. Temos a missão de encontrar soluções para desafios quase inalcançáveis, concretizar ideias originais e concluir projetos com prazo de entrega improrrogável. Trabalhamos de forma frenética, porém anônima, e praticamente invisível. Atuamos nos bastidores muitos dias (às vezes meses, às vezes anos), antes, durante e depois do esperado Dia D. O que fazemos, como, onde e quando é um grande mistério para quem está de fora, mesmo que todo mundo já tenha ido ou organizado um evento em algum momento da vida.

Para o Dicionário Houaiss, um evento é qualquer acontecimento (festa, espetáculo, comemoração, solenidade etc.) organizado por especialistas, com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais.[1]

Entre os conceitos de evento mencionados no dicionário Michaelis online, encontramos que se trata de um acontecimento (festa, competição esportiva, espetáculo) planejado com lugar e hora determinados, que geralmente atrai grande público e cobertura da mídia.[2]

Na minha definição,  um evento é um projeto com programação e objetivos especiais, que tem dia e hora específicos para começar e acabar. Evento é o oposto de cotidiano ou de rotina. Não importam o tema, o tamanho, ou a dimensão do destaque na mídia. É um momento esperado ansiosamente pelo seu público, traz a promessa de ser inesquecível e é delimitado pelo tempo. É um projeto único que não comporta a possibilidade de sofrer atraso.

Como assim, projeto?

Esclarece o site etimologia.com.br que a palavra projeto vem do latim, proiectus, onde o prefixo pro reflete a ideia de futuro e iactus, refere-se a lançar ou jogar. Assim sendo, continua, pode-se entender projeto como o planejamento de um objetivo específico, observando que podem surgir obstáculos no caminho traçado que requerem de certa adaptação ou aceitação de que não é possível avançar sobre a premissa original.[3]

Já para Wikipedia, os projetos podem ser definidos como sistemas sociais temporários, possivelmente constituído por equipes (dentro de uma organização) para realizar uma tarefa dentro um limite de tempo preestabelecido.[4]

Entre os significados de projeto mencionados no dicionário Michaelis, encontramos o propósito de executar algo, plano detalhado de um empreendimento a ser realizado e esboço de trabalho que se pretende realizar.[5]

Observe que as ideias expressadas por termos como objetivo, planejamento e tempo estão presentes em todas as definições apresentadas.

Consegue perceber a afinidade que existe entre os conceitos de evento e de projeto?

Tempos e Movimentos

Os tempos e movimentos do título deste livro foram emprestados de uma matéria que é explorada no âmbito da Gestão, Engenharia de Produção e Método. Trata-se do Estudo de Tempos e Movimentos (Taylor e Gilbreth[6]), que busca padronizar tarefas para reduzir o custo e o tempo para a execução de atividades com o objetivo de aumentar a produtividade.

Faço referência a essa disciplina unicamente como uma fonte de inspiração. Não ousaria entrar numa discussão sobre assunto que não domino. Porém, acredito que os conceitos compreendidos por essa matéria são válidos para nortear o trabalho de qualquer área. Aumentar a produtividade e reduzir complexidades desnecessárias deveria ser uma prática universal e um alvo comum em todos os setores produtivos.

Por que estes conceitos são tão relevantes na gestão de projetos de eventos?

Por dois motivos principais. Primeiro, porque em eventos o tempo é um fator que não comporta a possibilidade de negociação. Ao determinar data de realização do projeto, consequentemente, todas as tarefas que antecedem a sua entrega terão que se adaptar em função deste limite cronológico fixo, inalterável.

A redução de complexidades é o segundo motivo que chama a minha atenção. Como em eventos a quantidade de detalhes é tamanha, é imprescindível a adoção de uma metodologia e de processos para executar as tarefas previstas no escopo da forma mais simples e efetiva possível, utilizando os recursos que estão ao nosso alcance, que quase nunca são ideais ou perfeitos, e dentro do prazo definido, que sempre é apertado. Além disso, não podemos esquecer de avaliar os riscos inerentes ao projeto e pensar em procedimentos objetivos e padronizados que serão adotados pelas partes afetadas caso eles se concretizem.

Se estas questões não forem previamente estudadas, prepare-se para